COMO FUNCIONA O ACESSO DE VISITANTES
O acesso de visitantes é um processo fundamental para garantir a segurança e a organização em um local. Através de um sistema controlado, os visitantes são registrados, identificados e recebem orientações sobre os procedimentos e regras a serem seguidos durante a sua permanência.
Esse processo envolve a apresentação de documentos, o preenchimento de fichas de registro e a emissão de crachás de identificação, permitindo um melhor monitoramento e controle dos indivíduos que circulam pelo espaço.
UTILIZANDO O QR Code
Conveniência
O acesso por QR code agiliza o processo de entrada, eliminando a necessidade de preencher formulários manualmente.
Segurança
Cada visitante recebe um código QR único, permitindo um registro preciso e um melhor controle de acesso.
Integração Digital
A tecnologia de QR code se integra perfeitamente aos sistemas digitais, facilitando a coleta de dados e a gestão do fluxo de visitantes.
LIBERAÇÃO DE ACESSO DE VISITANTES E FORNECEDORES
Caso o visitante ou fornecedor não tenha autorização prévia, eles deverão seguir os protocolos de segurança estabelecidos pelo condomínio ou empresa. Algumas regras devem ser seguidas para evitar falhas no processo de acesso.
O acesso será regulado pelo condomínio, com procedimentos bem definidos para a liberação de entrada de visitantes e fornecedores, garantindo a segurança e o controle do fluxo de pessoas.
PROTOCOLO DE ATENDIMENTO DE VISITANTES e FORNECEDORES
O atendimento a visitantes e fornecedores é realizado no acesso principal de pedestres, através da porta destinada à recepção.
Esses acessos estão ligados ao rol de entrada dos condomínios. Nenhuma ação de identificação é desencadeada pela equipe de segurança até que o visitante ou fornecedor aperte o interfone para comunicação com a central de operações.
Sempre que um morador receber visita ou estiver esperando um fornecedor, deve orientá-los a apertar o interfone ao chegarem no condomínio, para que o protocolo de atendimento possa ser acionado.
OBSERVAÇÕES: Para cada tentativa de contato, seja por interfone ou por telefone entre a central de monitoramento e os moradores, serão respeitados 4 toques de chamada. Após os 4 toques, a central de monitoramento entrará em contato com o visitante, informando o insucesso da tentativa de contato. As tentativas por atendimento serão limitadas a 3 contatos para fins de liberação, sendo que o primeiro contato será feito preferencialmente via interfone e os demais via telefone celular do morador visitado. No terceiro contato, será tentado outro telefone informado para outro morador, caso haja cadastro de mais de um morador no sistema.
PRINCIPAIS PROBLEMAS NO ACESSO DE VISITANTES
  • Demora no Atendimento do Operador: Frequentemente, a percepção de demora é equivocada, pois a espera se deve à falta de resposta do morador ao interfone ou telefone, impedindo a liberação do acesso. Isso pode acontecer quando o morador está ausente, ocupado ou não atende prontamente, causando atrasos no processo. É importante que os moradores estejam atentos e disponíveis para atender a chamada do interfone quando seus visitantes chegarem.
  • Demora na Liberação de Visitas: A liberação depende exclusivamente da autorização do morador. Para agilizar, é importante que o morador cadastre previamente seus visitantes e os autorize, enviando-lhes a chave virtual. Isso evita que o visitante fique aguardando enquanto o morador é contatado e autoriza o acesso. O cadastro prévio de visitantes frequentes é uma ótima maneira de facilitar o processo de entrada.
  • Visitante/Fornecedor não sabe acionar o interfone: Muitas vezes, o visitante/fornecedor chega e liga diretamente para o morador, em vez de acionar o interfone da portaria, gerando reclamações por espera. É importante que os procedimentos de acesso sejam bem comunicados e divulgados, para que todos os visitantes e fornecedores saibam como proceder corretamente ao chegar no condomínio.
ORIENTAÇÕES PARA VISITANTES

1

Acionar o Interfone
Assim que o visitante chegar ao condomínio, ele deverá pressionar o botão do interfone localizado na portaria para entrar em contato com a equipe de segurança (Vigivel). Esse é o primeiro passo para iniciar o processo de autorização de acesso ao condomínio.

2

Fornecer Informações
Quando a Vigivel atender a chamada no interfone, o visitante deverá informar seu nome completo, mencionar que está em visita ao morador, se identificar como visitante e informar a unidade e bloco que está visitando. Essas informações são essenciais para que a equipe de segurança possa entrar em contato com o morador visitado e obter a autorização de acesso.

3

Aguardar Autorização
Após fornecer as informações necessárias, o visitante deverá aguardar pacientemente enquanto a Vigivel entra em contato com o morador visitado para obter a autorização de acesso. Esse processo pode levar alguns minutos, pois depende da disponibilidade e resposta do morador. Apenas após a liberação do morador, a Vigivel irá permitir a entrada do visitante no condomínio.
DEMAIS ORIENTAÇÕES PARA VISITANTES
Não se esqueça ainda de orientar seus visitantes com relação aos demais procedimentos importantes ao transito ou acesos do mesmo ao condominio!

1

Elevador
Ao acessar o elevador, o visitante deverá digitar o número XX para ser levado até o andar da unidade que está visitando.

2

Cadastramento
Caso seja a primeira visita do visitante à unidade, ele deverá passar por um processo de cadastramento, informando seu nome completo, telefone de contato e, se necessário, número de RG e CPF.

3

Documentos
É importante que o visitante tenha em mãos as informações de identificação solicitadas, como RG e CPF, para agilizar o processo de cadastro no condomínio.
ROTEIRO DE QUESTIONÁRIO QUE A VIGIVEL IRÁ FAZER AO SEU VISITANTE
  • Qual seu NOME COMPLETO?
  • Qual o NOME DO MORADOR que deseja contatar?
  • Qual o APARTAMENTO/UNIDADE e BLOCO (caso exista)?
  • Qual o MOTIVO DO ACESSO ou NECESSIDADE DO ACESSO?
Caso o visitante não tenha cadastro, ele deverá passar pelo processo de cadastramento. O morador pode agilizar esse processo, realizando o cadastramento e gerando a CHAVE VIRTUAL pelo aplicativo VIGIVEL PORTER ou PORTAL DO MORADOR.