CONTROLE DE ACESSO
O acesso ao Fleet é liberado através do Fulltrack. Para configurar o acesso, siga os seguintes passos:
- Acesse a guia "Cadastro de Equipamentos"
- Selecione a opção "Transferência de Acessos Fleet"
- Clique em "Atribuir acesso"
O usuário administrador do Fulltrack deve transferir os acessos para os clientes finais que usarão a plataforma Fleet. Cada veículo adicionado ao sistema utilizará um acesso.
LIBERAÇÃO FLEET
Após transferir os acessos para o Cliente Final, para que ele tenha acesso ao módulo Fleet, é necessário liberar a permissão. Acesse "Configurações" e depois "Cadastro de Perfil".
Em "Perfil de Clientes Finais", selecione o perfil de acesso dos clientes. Na seção "Outros", marque a opção "Fleet" e salve as alterações. Agora o Cliente Final terá acesso ao app.
ACESSO
O Cliente Final acessa a plataforma Fleet com Login e Senha e encontra a opção "Fleet" no Menu Principal. Ele pode utilizar o aplicativo no computador ou celular.
DASHBOARD
O Dashboard do Fleet oferece uma visão geral completa das operações da frota. Você pode visualizar os custos diários de abastecimento e manutenção, identificar itens com estoque baixo, consultar o calendário de agendamentos, analisar os top abastecimentos e manutenções, personalizar suas telas favoritas e acessar o menu principal e as configurações do usuário.
CADASTROS BÁSICOS
Os Cadastros Básicos são a base para o controle de frotas. Você precisa cadastrar os Fornecedores, Funcionários, Itens e Acessos dos veículos.
Comece pelo cadastro de Fornecedores como: Autopeças, Borracharia, Combustível, Hotel, etc. Clique no Menu Principal, depois em Cadastros Básicos, Fornecedor e então “Adicionar”.
Botões:
- Editar: Altera as informações do fornecedor selecionado.
- Deletar: Exclui o fornecedor selecionado.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- Dados Após clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de cadastro fornecedor. Nela, preencha os parâmetros (razão social, nome, CNPJ, e-mail, telefone, dados de endereço) e clique em “Salvar”.
FUNCIONÁRIO
Para cadastrar os funcionários da empresa, acesse o Menu Principal, depois vá em Cadastros Básicos e selecione a opção Funcionário. Clique em “Adicionar”.
Após clicar em “Adicionar”, você será redirecionado para uma tela com os campos de cadastro do funcionário. Preencha todos os campos obrigatórios, como nome completo, CPF, data de nascimento, RG, e-mail, telefone, endereço e cargo.
Botões:
- Editar: Altera as informações do funcionário selecionado.
- Deletar: Exclui o funcionário selecionado.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- Importar motorista: Importe um motorista já cadastrado no sistema Fulltrack e habilitado ao módulo Fleet. Para obter mais informações acesse → Cadastro de Motoristas.
DADOS
Para cadastrar um novo funcionário, clique em "Adicionar".
Você será redirecionado para a tela de cadastro, onde deverá preencher os campos obrigatórios, marcados com um asterisco (*).
Os campos de cadastro incluem informações pessoais, endereço, contato, carteira de motorista e login.
Os funcionários podem ser responsáveis por manutenções, ordens de serviço e ordens de compra.
LOGIN
Cadastre o Login e Senha para o funcionário acessar o aplicativo F/Fleet.
Administrador: Selecione essa opção para ativar todas as ferramentas do aplicativo para o funcionário, como: Dashboard inicial e controle de informações.
ITEM
Para cadastrar os valores dos itens da empresa, como materiais, peças, entre outros, clique em "Menu Principal" → "Cadastros Básicos" → "Item" → "Adicionar".
O controle dos itens é fundamental para o planejamento de manutenções, ordens de compra e despesas.
Botões:
- Editar: Altera as informações do item selecionado.
- Deletar: Exclui o item selecionado.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
Dados
Após clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de cadastro de item. Nela, preencha os parâmetros (descrição, grupo: peças, acessórios, combustível, cargo, outros, valor) e clique em “Salvar”.
Acessos dos veículos
- Para liberar os veículos cadastrados no Fulltrack ao módulo Fleet, clique em → Menu Principal → Acessos dos veículos → Ativar/Desativar.
CADASTROS AVANÇADOS
Nos cadastros avançados, cadastre o Armazém, Centro de Custo, Estoque, Implemento, Viagem e Movimentação de estoque para utilizar as ferramentas de gestão de frotas.
Armazém
- Para cadastrar os locais de armazenamento dos itens do estoque da empresa, clique em → Menu Principal → Cadastros Avançados → Armazém → “Adicionar”.
Botões:DadosApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de cadastro de armazém. Nela, preencha os parâmetros (Descrição, Dados de endereço) e clique em “Salvar”.Centro de Custo
- Editar: Altera as informações do armazém selecionado.
- Deletar: Exclui o armazém selecionado.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- Para cadastrar o centro de custo para o controle das despesas por setor, clique em → Menu Principal → Cadastros Avançados → Centro de custo → “Adicionar”. Botões:
DadosApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de cadastro de centro de custo. Nela, preencha os parâmetros (descrição, responsável) e clique em “Salvar”.Estoque
- Editar: Altera as informações do centro selecionado.
- Deletar: Exclui o centro selecionado.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- Para adicionar os itens já cadastrados ao estoque da empresa, clique em → Menu Principal → Cadastros Avançados → Estoque → “Adicionar”.
Botões:DadosApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de cadastro de estoque. Nela, preencha os parâmetros (item, data de entrada, quantidade mínima, unidade de medida, valor unitário) e clique em “Salvar”.ImplementoBotões:DadosApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de cadastro de implemento. Nela, preencha os parâmetros (descrição, tipo: rodoviário, agrícola, número de eixos, placa, identificação - código, odômetro atual) e clique em “Salvar”.
- Editar: Altera as informações do estoque selecionado.
- Deletar: Exclui o estoque selecionado.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- Para cadastrar os implementos rodoviários ou agrícolas, como: carreta, reboque, nivelador, entre outros, clique em → Menu Principal → Cadastros Avançados → Implemento → “Adicionar”.
- Editar: Altera as informações do implemento selecionado.
- Deletar: Exclui o implemento selecionado.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- NOTA: O Odômetro e Horímetro do implemento é controlado. Viagem
Botões:DadosApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de cadastro de viagem. Nela, preencha os parâmetros (descrição, veículo, motorista, ajudante, itinerário, datas, odômetro para o controle de abastecimento - análise de eficiência logística) e clique em “Salvar”.Movimentação de estoqueBotões:DadosApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de cadastro de movimentação. Nela, preencha os parâmetros (descrição, número do documento, centro de custo, fornecedor, data, armazém, itens do estoque) clique em “Adicionar” e depois em “Salvar”.
- Para cadastrar as viagens a serem executadas pela empresa, clique em → Menu Principal → Cadastros Avançados → Viagem → “Adicionar”.
- Editar: Altera as informações da viagem selecionado.
- Deletar: Exclui a viagem selecionada.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- Filtrar data por: Exibe as viagem cadastradas de acordo com o período selecionado no filtro.
- Para cadastrar as entradas e saídas do estoque, clique em → Menu Principal → Cadastros Avançados → Movimentação de estoque → “Adicionar”.
- Editar: Altera as informações da movimentação selecionada.
- Deletar: Exclui a movimentação selecionada.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- Filtrar data por: Exibe a movimentação de acordo com o período selecionado no filtro.
GESTÃO DAS MANUTENÇÕES
- Botões:
Tipos de manutençãoApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de cadastro de manutenção. Nela, cadastre os parâmetros (descrição, tipo: veículo, implemento, pneu, veículo, tipo de manutenção: preditiva, preventiva, responsável, serviços, unidade, recorrência) e clique em “Salvar”.
- As manutenções são uma maneira de informar quando e quais veículos deverão passar por ajustes, é possível planejar manutenções preventivas dos veículos como trocar óleo e outros itens que necessitarem da atenção, saber qual veículo e por quanto tempo ele está parado por manutenção, quantas manutenções foram realizadas nos veículos, gasto total referente a manutenções e reparos realizados na frota. A Gestão das Manutenções contempla os seguintes cadastros: Plano de Manutenção
- Para cadastrar uma manutenção preventiva ou preditiva, clique em → Menu Principal → Manutenção → Plano de manutenção → “Adicionar”.
- Editar: Altera as informações da manutenção selecionada.
- Deletar: Exclui a manutenção selecionada.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- Gerar ordem de serviço: Gera uma ordem de serviço da manutenção selecionada.
- Manutenção Preditiva: Substituição de peças com problemas identificados por sensores ou por análise prévia do componente.
- Manutenção Preventiva: Controle e o monitoramento do veículo, afim reduzir a possíveis quebras do motor e outras peças do veículo de forma inesperada. É possível escolher a Unidade do contador da manutenção, Quilômetros, Dias, Horas, Quilômetros e dias, Quilômetros e horas, Dias e Horas ou Todos e configurar se os alertas serão gerados diariamente e se as ordens de serviço serão recorrentes. Essa manutenção segue um calendário pré-determinado, segundo o manual do proprietário. As intervenções no veículo envolvem a troca de componentes, de fluidos e óleos em geral, ajustes inspeções e verificações. O objetivo é evitar que ocorram falhas, aumentando a vida útil dos componentes dos diversos sistemas do automóvel para reduzir os custos operacionais.
- Ordem de serviço Cadastre uma ordem de serviço para a nova manutenção, preencha os parâmetros (descrição, responsável, prazo final para a execução da ordem, instruções e se ela será gerada automaticamente). Ordem de Serviço
Botões:ResumosNa guia de ordem de serviço, para visualizar graficamente as informações de registros, clique na aba resumos.DadosApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de cadastro de ordem de serviço. Nela, preencha os parâmetros (descrição do serviço, tipo: veículo, implemento, pneu, veículo, funcionário, status, tipo serviço, prazo, instruções, serviços) e clique em “Salvar”.Pneu
- Para cadastrar uma ordem de serviço para ser executada sem a manutenção, clique em → Menu Principal → Manutenção → Ordem de Serviço → “Adicionar”.
- Editar: Altera as informações da ordem selecionada.
- Deletar: Exclui a ordem selecionada.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- Filtrar data por: Exibe a ordem de acordo com o período selecionado no filtro.
- Para cadastrar os pneus dos veículos da frota, clique em → Menu Principal → Manutenção → Pneu → “Adicionar”. Botões:
DadosApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de cadastro de pneu. Nela, preencha os parâmetros (descrição, marca, modelo, odômetro atual, número do pneu, medida, quilometragem limite total, vida atual/limite, data de validade) e clique em “Salvar”.
- Editar: Altera as informações do pneu selecionado.
- Deletar: Exclui o pneu selecionado.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- Serviço
- Para cadastrar os serviços que serão realizados, como: Troca de óleo do motor e Troca de filtro, clique em → Menu Principal → Manutenção → Serviço → “Adicionar”.
- Editar: Altera as informações o serviço selecionado.
- Deletar: Exclui o serviço selecionado.
DadosApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de serviço. Nela, preencha os parâmetros (descrição do serviço, valor do serviço, instruções) e clique em “Salvar”.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
CONTROLE DE ABASTECIMENTO
Com controle de abastecimento é possível acompanhar a média de consumo dos veículos, saber se está havendo desvio de combustível e quando e quanto os motoristas abasteceram. Caso seja utilizado uma bomba de combustível interna, é possível realizar o controle, cadastrando a bomba, tipo do combustível armazenado e capacidade do tanque.
Abastecimento
- Para cadastrar de abastecimento de uma viagem ou veículo, clique em → Menu Principal → Abastecimento → “Adicionar”.
Botões:
- Editar: Altera as informações do abastecimento selecionado.
- Deletar: Exclui ao abastecimento selecionado.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
DadosApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de cadastro de abastecimento. Nela, preencha os parâmetros (veículo, viagem, motorista, bomba de combustível, fornecedor, data de abastecimento/vencimento do pagamento, odômetro, combustível, quantidade, valor, tanque cheio, registro de pagamento) e clique em “Salvar”.Bomba de combustível
- Filtrar data por: Exibe a ordem de acordo com o período selecionado no filtro.
- Para cadastrar uma bomba de combustível interna, clique em → Menu Principal → Abastecimento → Bomba de combustível → “Adicionar”.
DadosApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de bomba de combustível. Nela, preencha os parâmetros (descrição, armazém cadastrado, tipo de combustível: gasolina, etanol, diesel, capacidade do tanque, unidade de medida: litros, galão) e clique em “Salvar”.
- Editar: Altera as informações da bomba selecionada.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
DESPESAS
Para o controle de despesas cadastre, e controle todas as despesas da frota, como: Despesas Diversas, Ordem de Compra, Documento e Gestão de Pagamentos.
Despesas Diversas
- Para cadastrar as despesas da frota e da empresa, como: alimentação, hospedagem, entre outros, clique em → Menu Principal → Despesas → Despesas diversas → “Adicionar”.
Botões:
- Editar: Altera as informações da despesa selecionada.
- Deletar: Exclui a despesa selecionada.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- Filtrar data por: Exibe a ordem de acordo com o período selecionado no filtro.
Resumos
Na guia de despesas diversas, para visualizar graficamente as informações de registros, clique na aba resumos.
Dados
Após clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de despesas diversas. Nela, preencha os parâmetros (descrição, fornecedor, funcionário, veículo, viagem, observação, registro do pagamento da despesa, data e hora do pagamento, item, quantidade, valor) e clique em “Salvar”.
Ordem de Compra
- Para cadastrar ordens de compra de produtos que estão faltando em estoque, clique em → Menu Principal → Despesas → Ordem de compra → “Adicionar”.
Botões:
- Editar: Altera as informações da ordem selecionada.
- Deletar: Exclui a ordem selecionada.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
- Filtrar data por: Exibe a ordem de acordo com o período selecionado no filtro.
Status e pagamento
É possível alterar o Status da ordem de serviço para: Aceito, Cancelado, Concluído, Reaberto e Reprovado. Para registrar o pagamento Clique em “não” na coluna Pago e preencha os campos (data e hora, número do documento, centro de custo, forma de pagamento: à vista, cartão, cheque ou boleto) e clique em “Pagar”.
Nota: A ordem de serviço precisa estar concluída para pagar a despesa.
Documento
- Para cadastrar as documentações dos veículos, como: IPVA e Multas, clique em → Menu Principal → Despesas → Documento → “Adicionar”.
Botões:
- Editar: Altera as informações do documento selecionado.
- Deletar: Exclui o documento selecionado.
- Exportar: Transporta as informações da tabela inicial para os formatos PDF, CSV, JSON, XML.
DadosApós clicar no botão "Adicionar", você será redirecionado para a guia de despesas diversas. Nela, preencha os parâmetros (tipo de documento, veículo, responsável, viagem, data e hora, data de vencimento, valor, dias para aviso, tipo de pagamento, período, quantidade de parcelas, observações, registro de pagamento) e clique em “Salvar”.RelatóriosPara o monitoramento das informações cadastradas e recebidas no Fleet, visualize os relatórios de: Abastecimento, Despesas diversas, Ordem de serviço, e Documento.Abastecimento No relatório de abastecimento, visualize o resumo geral com o total de litros abastecido, valor total gasto no período, qual motorista consome uma maior quantidade de combustível com o detalhamento de cada veículo. FiltrosNa guia relatório de abastecimento, em Filtros comuns, defina os parâmetros (*veículo e motorista, Data, Status do Pagamento: ambos, pago, pendente) e clique em "Gerar Relatório". O relatório será executado em segundo plano.RelatórioNa aba filtros, após selecionar "Gerar relatório", automaticamente, o relatório será carregado. Nele, visualize as informações de abastecimento descritas a seguir.Colunas do relatórioNOTA: Os cálculos de consumo Km/L são realizados a partir de abastecimentos sequenciais com o tanque cheio Despesas diversasNo relatório de despesas, visualize o registro da relação de pagamentos e despesas da frota e/ou empresa.FiltrosNa guia relatório de despesas, em Filtros comuns, defina os parâmetros (fornecedor, *veículo, funcionário, viagem, data, status do pagamento: ambos, pago, pendente) e clique em "Gerar Relatório". O relatório será executado em segundo plano.RelatórioNa aba filtros, após selecionar "Gerar relatório", automaticamente, o relatório será carregado. Nele, visualize qual funcionário gerou mais gasto, compare os funcionários que realizaram a mesma viagem e outras informações descritas a seguir.Colunas do relatório
- Filtrar data por: Exibe a ordem de acordo com o período selecionado no filtro.
- Gerar notificações: Envia uma notificação com antecedência sobre o vencimento do documento. para a plataforma Fleet.
- Adicionar arquivos: Caso necessário, faça o upload de uma imagem ou arquivo do documento.
- Para gerar o relatório, clique em → Menu Principal → Relatórios → Abastecimento → “Filtros”.
- Todos os campos com “*” são obrigatórios.
- Gerar gráficos: Exibe as informações de abastecimento em gráficos.
- Filtros avançados: Opcionalmente, selecione o Tipo de combustível, Fornecedor, Viagem, Quantidade de litros e a opção de Tanque cheio.
- Total abastecido: Total de litros abastecidos.
- Valor pago: Total pago do abastecimento.
- Valor pendente: Valor pendente do abastecimento.
- Valor total: Valor total pago e pendente.
- Veículo: Veículo vinculado ao abastecimento.
- Motorista: Motorista vinculado ao veículo.
- Fornecedor: Fornecedor vinculado ao abastecimento.
- Itinerário: Itinerário percorrido pelo veículo.
- Combustível: Tipo de combustível (gasolina, etanol, diesel, etc.).
- Data de abastecimento: Data em que o abastecimento ocorreu.
- Data de vencimento: Data de vencimento do pagamento do abastecimento.
- Data de pagamento: Data em que o pagamento do abastecimento ocorreu.
- Litros: Quantidade de litros abastecidos.
- Valor unitário: Valor do litro de combustível.
- Valor total: Valor total dos litros de combustível.
- Km/L: Consumo de quilômetros por litro.
- Tanque cheio: Exibe se a opção de tanque cheia está habilitada.
- Pago: Status de pagamento da despesa.
- Para gerar o relatório, clique em → Menu Principal → Relatórios → Despesas diversas → “Filtros”.
- Todos os campos com “*” são obrigatórios.
- Gerar gráficos: Exibe as informações das despesas em gráficos.
- Pagamentos pendentes: Total de pagamentos pendentes.