Veja o vídeo abaixo e entenda como trataremos as correspondências do condomínio;
ENTREGA DE CORRESPONDÊNCIA
Em condomínios com sistema de portaria, é fundamental a implementação de armários inteligentes para recebimento de correspondências. Caso isso não seja possível, deve haver um sistema organizado de entrega, permitindo que os correios e outras entregas sejam feitas sem a intervenção humana. A Vigivel pode, mediante acordo com o condomínio, autorizar o acesso do carteiro ao local destinado à entrega, desde que o condomínio possua estrutura de segurança adequada.
As caixas de correspondências devem ser instaladas na eclusa, de modo que o recebimento não seja controlado. Porém, quando o condomínio disponibilizar uma pessoa responsável, como zelador ou porteiro, essa pessoa poderá utilizar o sistema de comunicação da Vigivel para informar diretamente ao morador sobre a chegada da correspondência.
Para as encomendas que exigem a assinatura ou recebimento por uma pessoa específica, a Vigivel seguirá um protocolo especial. O morador deverá comparecer à portaria para assinar o recebimento da correspondência. Excepcionalmente, em condomínios com zeladores, porteiros ou ajudantes pré-autorizados, esses profissionais poderão receber as encomendas em nome dos moradores.
PROTOCOLO PARA ENTREGAS
Contato Inicial na Portaria
O entregador deve acionar o interfone da portaria e informar o nome completo do morador destinatário e o bloco/apartamento.
Comunicação com o Morador
A Vigivel entra em contato com o morador via interfone e, se necessário, por telefone para confirmar o recebimento da entrega, tempo de tentativa será de 4 toques no interfone e 4 toques no telefone celular caso não atenda o interfone.
Alternativa: Zelador ou Síndico
Caso não haja sucesso no contato com o morador, a Vigivel pode acionar o zelador, porteiro ou síndico para receber a encomenda em seu nome.
ARMAZENAMENTO DE ENCOMENDAS
Caso o zelador ou porteiro presencial receba a encomenda, eles devem armazená-la em um local destinado para esse fim, como a guarita, caixas de correio ou outro espaço disponibilizado pelo condomínio. É importante verificar com o síndico onde exatamente essa mercadoria deve ser guardada.
Dificuldades de Entrega: Muitas vezes, o operador da Vigível não consegue entrar em contato com o morador ou não consegue localizar o apartamento. Nestes casos, o entregador pode não ter paciência de esperar e acabar abandonando a encomenda, relatando que não foi possível a entrega por problemas ou inoperância da portaria.
PROCEDIMENTO EM CASO DE INFORMAÇÃO INSUFICIÊNTE
Quando os entregadores não possuírem as informações mínimas para a Vigivel identificar o destinatário da correspondência ou encomenda, eles serão dispensados e uma ocorrência será aberta para que o síndico fique ciente da situação ocorrida na portaria.
Isso acontece com frequência, pois os entregadores muitas vezes não têm acesso a todas as informações necessárias para uma entrega bem-sucedida. Nessas ocasiões, a Vigivel precisa agir de forma ágil para garantir a segurança das entregas e a comunicação com o síndico.