Para garantir a eficiência, segurança e organização no fluxo de correspondências em seu condomínio, é fundamental compreender os procedimentos estabelecidos. O sistema de portaria autônoma da Vigivel foi projetado para otimizar o recebimento de itens que não exigem assinatura, promovendo a comodidade de todos.
Assista ao vídeo abaixo para uma compreensão detalhada sobre como estruturamos o tratamento das correspondências em seu condomínio:
Regras para Recebimento de Correspondências no Condomínio
A seguir, apresentamos as diretrizes e soluções que visam assegurar um processo de entrega e recebimento de correspondências fluido e seguro, com base na tecnologia Vigivel:
1. Sistema Recomendado: Caixa de Depósito Coletiva
A solução ideal para a gestão de correspondências é a instalação de uma caixa de depósito coletiva. Este modelo oferece a máxima segurança e eficiência:
Localização Estratégica: A caixa deve ser posicionada entre o acesso externo e a eclusa de pedestres.
Acesso Controlado: Carteiros e entregadores terão acesso controlado somente até essa área designada, eliminando a necessidade de entrada no interior do condomínio.
Segurança Aprimorada: Reduz o fluxo de pessoas estranhas nas áreas comuns, aumentando a segurança para todos os moradores.
2. Alternativas de Entrega
Caso o condomínio não disponha de uma caixa de depósito coletiva, a Vigivel oferece duas alternativas viáveis para o recebimento de correspondências:
Caixas de Correio Individualizadas: Cada unidade pode instalar sua própria caixa de correio, garantindo a privacidade e a organização das entregas.
Caixa Comum com Responsável: Utilização de uma caixa de correio comum, onde uma pessoa designada (por exemplo, zelador ou síndico) será responsável por coletar e distribuir os envelopes internamente.
O síndico ou gestor poderá comunicar a chegada de correspondências diretamente aos moradores através do Portal do Síndico ou do Gestor Vigivel.
3. Procedimento em Ausência de Pessoa Responsável
Para casos onde não há uma pessoa designada para o recolhimento e distribuição das correspondências, a Vigivel adota um protocolo claro:
Contato com o Morador: A central da Vigivel tentará contato com o morador via interfone para informar sobre a tentativa de entrega.
Registro de Ocorrência: Se o entregador não puder aguardar a resposta do morador, a Vigivel registrará uma ocorrência detalhada no sistema.
Notificação de “Abandono”: O morador será prontamente notificado de que a entrega foi “abandonada”, indicando que o item foi deixado no local de entrega sem que houvesse um responsável para recebê-lo diretamente.
4. Solução Tecnológica Recomendável: Caixa de Correio Inteligente
Para otimizar ainda mais a gestão de correspondências, o condomínio pode investir na instalação de uma Caixa de Correio Inteligente. Esta tecnologia de ponta eleva a experiência de recebimento a um novo patamar:
Notificação em Tempo Real: O morador é notificado instantaneamente, via aplicativo Vigivel Portaria, assim que uma correspondência é depositada em sua caixa.
Segurança e Comodidade: Garante que o morador esteja sempre informado, evitando perdas ou atrasos.
Rastreabilidade Completa: Todas as ações são registradas, oferecendo um histórico transparente do processo de entrega.
5. Observações Importantes
É crucial ressaltar que as regras aqui detalhadas aplicam-se primariamente a correspondências e pequenos volumes que não exigem assinatura.
⚠️Importante: Encomendas que exigem assinatura ou volumes maiores seguem protocolos de acesso distintos e devem ser tratadas separadamente, conforme as normas de segurança específicas do condomínio e da Portaria Autônoma Vigivel.
ENTREGA DE CORRESPONDÊNCIA
1. Infraestrutura Necessária
Para otimizar o processo de recebimento de correspondências em condomínios com sistemas de portaria, a implementação de armários inteligentes é fundamental. Esta solução tecnológica garante a segurança e a eficiência na gestão de entregas. Contudo, na ausência de armários inteligentes, é imperativo que o condomínio estabeleça um sistema organizado que permita que os correios e outras entregas sejam efetuadas com a máxima autonomia.
A Vigivel, mediante acordo formal com o condomínio, pode autorizar o acesso do carteiro a uma área específica destinada à entrega. Esta autorização está condicionada à existência de uma estrutura de segurança adequada no condomínio, garantindo a integridade do processo e a proteção dos moradores.
2. Sistema de Caixas de Correspondência
As caixas de correspondências devem ser estrategicamente instaladas na eclusa, um espaço projetado para o controle de acesso, de modo que o recebimento inicial não necessite de intervenção humana direta. Isso assegura um fluxo contínuo e ininterrupto para entregadores e carteiros.
3. Papel do Responsável Local
Quando o condomínio dispõe de um responsável local, como um zelador ou porteiro, este profissional assume um papel crucial na otimização da entrega. Sua função não se limita apenas ao recolhimento, mas se estende à comunicação eficaz com os moradores.
4. Protocolo de Comunicação
A Vigivel oferece uma ferramenta integrada que permite ao responsável local utilizar o sistema de comunicação para informar diretamente ao morador sobre a chegada de sua correspondência. Este protocolo garante que o morador seja prontamente notificado, aumentando a eficiência e a transparência no processo de entrega.
Para garantir a segurança e a integridade de todas as entregas que requerem uma confirmação formal, a Vigivel estabeleceu um protocolo detalhado para o recebimento de encomendas em condomínios. Este sistema assegura que pacotes e documentos de valor sejam entregues apenas a destinatários autorizados, mantendo a eficiência e a transparência.
1. Encomendas com Assinatura Obrigatória
Consideramos encomendas com assinatura obrigatória todos os itens que, por sua natureza ou valor, exigem uma prova formal de recebimento. Isso inclui:
Documentos legais ou importantes.
Produtos de alto valor.
Entregas de remessas expressas com rastreamento detalhado.
Itens que necessitam de identificação do recebedor no ato da entrega.
2. Protocolo de Recebimento Padrão
Para encomendas que se enquadram na categoria de assinatura obrigatória, a Vigivel adota um protocolo rigoroso:
O entregador será instruído a direcionar-se à portaria para realizar a entrega.
O responsável pela portaria registrará a chegada da encomenda em nosso sistema.
A notificação será enviada imediatamente ao morador, informando sobre a chegada e a necessidade de retirada.
O morador deverá comparecer à portaria para efetuar a assinatura eletrônica ou física, confirmando o recebimento do item.
3. Pessoas Autorizadas ao Recebimento
O recebimento de encomendas com assinatura obrigatória é restrito a:
O próprio morador, mediante identificação.
Em condomínios com equipe de apoio, zeladores, porteiros ou ajudantes pré-autorizados pela administração do condomínio e devidamente cadastrados no sistema Vigivel.
4. Procedimento do Morador
Ao ser notificado sobre uma encomenda pendente de assinatura, o morador deve:
Dirigir-se à portaria do condomínio.
Apresentar um documento de identificação (se solicitado).
Assinar o termo de recebimento ou confirmar eletronicamente a entrega no sistema Vigivel.
Retirar a encomenda.
5. Exceções e Casos Especiais
Em situações que fogem ao padrão, a Vigivel oferece flexibilidade controlada:
Para moradores que estejam ausentes, a encomenda será mantida em segurança na portaria por um período determinado.
A administração do condomínio pode estabelecer regras adicionais para o manuseio de encomendas não retiradas, incluindo devolução ao remetente ou armazenamento prolongado.
A Vigivel recomenda que o condomínio mantenha uma lista atualizada de pessoas autorizadas, garantindo que apenas indivíduos designados possam intermediar o recebimento.
PROTOCOLO PARA ENTREGAS
Para garantir a entrega eficiente e segura de todas as encomendas em seu condomínio, a Vigivel implementa um protocolo rigoroso e transparente. Este guia detalha as etapas que o entregador e a equipe de portaria seguirão para assegurar que seus itens cheguem às suas mãos de forma organizada e com a devida comunicação, otimizando o processo de recebimento e minimizando contratempos.
Contato Inicial na Portaria
Ao chegar, o entregador deve acionar o interfone da portaria, identificar-se e fornecer as informações essenciais: o nome completo do morador destinatário, o número do bloco e apartamento, e o serviço de entrega (e.g., Correios, transportadora, aplicativo). Esta etapa inicial é crucial para o registro preciso e a validação da entrega.
Comunicação e Tentativas de Contato
Após o registro, a equipe Vigivel procederá com a tentativa de contato direto com o morador via interfone. Em caso de não atendimento após quatro toques, será realizada uma ligação para o número de telefone celular cadastrado, com quatro tentativas. O objetivo é obter a confirmação para prosseguir com a entrega ou orientações adicionais.
Alternativa: Zelador, Porteiro ou Síndico
Se as tentativas de contato direto com o morador não obtiverem sucesso, a equipe Vigivel está autorizada a acionar o zelador, porteiro ou síndico do condomínio. Essas figuras podem receber a encomenda em nome do morador, seguindo os procedimentos internos estabelecidos para guarda e posterior retirada, garantindo que o pacote não retorne ao remetente por ausência.
Tempo de Resposta e Tentativas
A Vigivel preza pela agilidade e segurança no processo de entrega. O tempo dedicado às tentativas de contato com o morador, tanto via interfone quanto por telefone, é cuidadosamente monitorado. Este procedimento visa evitar atrasos desnecessários na entrega, enquanto assegura que todas as vias de comunicação com o destinatário sejam exauridas antes de acionar alternativas. A cooperação do morador em responder prontamente contribui para a eficiência de todo o sistema.
ARMAZENAMENTO DE ENCOMENDAS
Caso o zelador ou porteiro presencial receba a encomenda, eles devem armazená-la em um local destinado para esse fim, como a guarita, caixas de correio ou outro espaço disponibilizado pelo condomínio. É importante verificar com o síndico onde exatamente essa mercadoria deve ser guardada.
Dificuldades de Entrega: Muitas vezes, o operador da Vigível não consegue entrar em contato com o morador ou não consegue localizar o apartamento. Nestes casos, o entregador pode não ter paciência de esperar e acabar abandonando a encomenda, relatando que não foi possível a entrega por problemas ou inoperância da portaria.
PROCEDIMENTO EM CASO DE INFORMAÇÃO INSUFICIÊNTE
Quando os entregadores não possuírem as informações mínimas para a Vigivel identificar o destinatário da correspondência ou encomenda, eles serão dispensados e uma ocorrência será aberta para que o síndico fique ciente da situação ocorrida na portaria.
Isso acontece com frequência, pois os entregadores muitas vezes não têm acesso a todas as informações necessárias para uma entrega bem-sucedida. Nessas ocasiões, a Vigivel precisa agir de forma ágil para garantir a segurança das entregas e a comunicação com o síndico.
SINDICO(A) COMO GERENCIAR AS CORRESPONDÊNCIAS DO SEU CONDOMINIO
Em condomínios que utilizam sistema de portaria remota, é fortemente recomendada a implantação de um sistema de armário inteligente (lockers) para o recebimento de correspondências e encomendas simples.
Quando a implantação de armários inteligentes não for possível, o condomínio deverá obrigatoriamente possuir um sistema de correspondência organizada, que permita o recebimento de cartas e encomendas comuns sem a necessidade de intervenção humana direta, garantindo fluidez operacional e segurança.
SOMENTE SE NÃO TIVER ARMÁRIO INTELIGENTE
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ESTRUTURA RECOMENDADA
Para condomínios com portaria remota, a implementação de um sistema de armários inteligentes (lockers) é a solução mais eficaz e segura para o recebimento de correspondências e encomendas simples. Este método garante agilidade, autonomia e total rastreabilidade, minimizando a necessidade de intervenção humana.
Contudo, quando a instalação de lockers não é viável, o condomínio deve adotar obrigatoriamente um sistema de correspondência organizada que ofereça as seguintes vantagens:
Recebimento Simplificado
Permite a entrega de cartas e encomendas comuns de forma prática, sem complicações adicionais para moradores ou equipe.
Autonomia na Entrega
Garante que entregas ocorram sem a necessidade de intervenção humana direta, otimizando o fluxo da portaria remota.
Menor Circulação
Contribui para a redução da circulação de terceiros dentro do condomínio, aumentando a segurança para todos os residentes.
CORRESPONDÊNCIAS COMUNS (CORREIOS)
Cartas e correspondências que não exigem assinatura podem ser entregues diretamente pelo carteiro em seu condomínio. Para otimizar este processo, a Vigivel pode, mediante acordo prévio, liberar o acesso do carteiro a um local específico destinado à entrega, desde que algumas condições de segurança sejam rigorosamente cumpridas:
O condomínio possua uma estrutura física que garanta a segurança dos itens.
O acesso do carteiro seja estritamente restrito ao local de entrega, sem permitir entrada nas áreas internas do condomínio.
A circulação do carteiro seja limitada apenas ao ponto de entrega, evitando qualquer desvio.
Boa prática recomendada:
Instalar as caixas de correspondência em uma eclusa (área de segurança com duplo portão) garante maior segurança e autonomia no recebimento das entregas, sem comprometer a integridade do condomínio.
ENCOMENDAS QUE EXIGEM ASSINATURA
Exigem Assinatura
Essas encomendas requerem uma confirmação manual do recebimento, garantindo a rastreabilidade e a segurança da entrega.
Possuem Maior Valor
Geralmente, são itens de maior valor agregado, que justificam um cuidado extra no manuseio e na entrega final ao morador.
Necessitam Conferência
Pode ser necessário verificar o conteúdo ou as condições da embalagem no ato do recebimento, assegurando a integridade do item.
Ao contrário das correspondências comuns, este tipo de encomenda não pode ser entregue sem interação direta. A Vigivel adota um protocolo específico para garantir a integridade e a segurança desses itens.
Nestes casos, a equipe da Vigivel seguirá o protocolo de atendimento a fornecedores, comunicando a chegada da encomenda. O morador será notificado e deverá comparecer à portaria para realizar o recebimento, efetuando a assinatura necessária e, se for o caso, a conferência do pacote.
EXCEÇÕES – RECEBIMENTO POR FUNCIONÁRIOS
Em alguns casos, o condomínio pode autorizar zeladores, porteiros ou ajudantes a receber encomendas em nome dos moradores, mas somente se certas condições forem atendidas:
A prática deve ser previamente definida pelo condomínio.
Houver ciência e aceite formal de todos os envolvidos.
As responsabilidades estiverem claramente estabelecidas.
Esta exceção precisa ser comunicada à Vigivel para garantir o alinhamento operacional e a segurança do processo.
RESPONSABILIDADE DO SÍNDICO
A gestão de correspondências e encomendas em condomínios com portaria remota exige um papel ativo do síndico. É ele o responsável por definir e garantir que os procedimentos sejam claros, seguros e eficientes para todos os moradores.
Definir Modelo
Estabelecer o sistema de recebimento de correspondências e encomendas, garantindo clareza para moradores e prestadores.
Estrutura Segura
Assegurar que o condomínio possua instalações adequadas e seguras para o manuseio e guarda dos itens.
Comunicar Regras
Informar todos os moradores sobre os procedimentos e políticas de recebimento para evitar dúvidas e problemas.
Evitar Informalidades
Proibir práticas não padronizadas ou informais que possam comprometer a segurança e a rastreabilidade das entregas.
Alinhar com Vigivel
Comunicar e alinhar os procedimentos internos com a equipe da Vigivel para garantir a execução correta e segura.
A Vigivel atuará conforme o modelo definido pelo condomínio, sempre respeitando os critérios de segurança, rastreabilidade e controle, assegurando que o processo seja fluido e confiável.
BENEFÍCIOS DA BOA GESTÃO
Uma gestão eficiente de correspondências e encomendas é crucial para a harmonia e segurança do condomínio. Ela oferece vantagens significativas que impactam positivamente a vida de todos os moradores, otimizando o dia a dia e prevenindo problemas comuns.
Menor risco de extravio
Com procedimentos claros e monitoramento adequado, a chance de perdas ou roubos de itens é drasticamente reduzida, protegendo os bens dos moradores.
Redução de conflitos
A clareza nas regras minimiza desentendimentos sobre entregas, horários e responsabilidades, promovendo um ambiente mais tranquilo no condomínio.
Organização e transparência
Sistemas bem definidos proporcionam um fluxo de trabalho organizado e informações claras sobre cada etapa da entrega, gerando confiança.
Agilidade no dia a dia
Processos otimizados garantem que correspondências e encomendas cheguem rapidamente aos seus destinatários, evitando atrasos e transtornos.
Melhor experiência para moradores
Moradores desfrutam de conveniência e tranquilidade, sabendo que suas entregas serão recebidas e gerenciadas de forma profissional e segura.