🔔 Como funciona o acesso de visitantes e fornecedores na Portaria Remota da Vigivel?

Em condomínios com acesso diferenciado para fornecedores, esses prestadores de serviço devem se apresentar no local destinado à sua identificação. Caso contrário, serão tratados como visitantes, e o condomínio deve providenciar uma estrutura adequada para recepcioná-los.

Já em condomínios onde o acesso do fornecedor é o mesmo do visitante, o morador que solicitou o serviço deve orientá-lo sobre o procedimento de identificação ao chegar no condomínio, seguindo as instruções fornecidas no Modelo de Orientações.

Neste vídeo, explicamos como acontece a liberação de visitantes e fornecedores através da Central de Monitoramento 24h da Vigivel 🛡️👥

📌 Importante! Para que a liberação seja rápida e segura, oriente seu visitante a informar:
✅ Seu nome completo
✅ Número da sua unidade
✅ Motivo da visita

🔐 Isso facilita a identificação no sistema e agiliza a autorização.

📞 Um dos maiores desafios da Portaria Autônoma é o tempo de resposta. Muitas vezes, a Vigivel precisa tentar contato com o morador em vários números até conseguir a liberação — o que gera atrasos e insatisfação.

💡 Dica de ouro: Se quiser agilizar o processo, mantenha seu cadastro atualizado e evite deixar o telefone no modo silencioso quando estiver aguardando uma visita.

Orientações para Fornecedores ao Acessar o Condomínio

  • Pressione o botão do interfone para acionar a recepção.
  • Informe seu nome completo, que você é um fornecedor e a atividade a ser executada no apartamento/unidade e bloco (se houver).
  • Informe também o nome completo do morador que solicitou seu serviço.
  • Aguarde a autorização da recepção para ter acesso liberado ao condomínio.
  • Após a autorização, você poderá entrar no condomínio para realizar o serviço.

Demais Orientações

  • Elevador: Ao acessar o elevador, digite o número XX para ser levado até o andar do morador.
  • Cadastramento: Caso seja sua primeira visita à unidade, você passará por um processo de cadastramento. Tenha em mãos seu nome completo, empresa fornecedora, telefone de contato, trabalho a ser realizado e, caso o condomínio exija, seu número de documento RG e CPF.
  • Orientação de Acesso: O morador deve informar se o condomínio possui regras específicas de acesso para fornecedores, como a entrada pelo portão de veículos, onde você não poderá entrar com seu carro, devendo estacionar na frente do condomínio para acessar o outro portão.

Roteiro de Questionário com Fornecedores

Ao chegarem ao condomínio sem as orientações prévias, os operadores da Vigível seguirão um roteiro de questionário com os fornecedores para garantir o acesso seguro e organizado às dependências do condomínio.

  • Nome Completo: Será solicitado o nome completo do fornecedor.
  • Nome do Morador: O fornecedor deverá informar o nome completo do morador que solicitou seu serviço.
  • Apartamento/Unidade e Bloco: O fornecedor deve informar o apartamento/unidade e bloco (caso exista) onde prestará o serviço.
  • Motivo e Tipo de Serviço: O fornecedor deve esclarecer o motivo e o tipo de serviço que será executado no condomínio.
  • Nome da Empresa: O fornecedor deve informar o nome completo da empresa fornecedora do serviço.

Fluxo de Acesso de Fornecedores

O fluxograma descreve os procedimentos a serem seguidos para a entrada de um fornecedor em um condomínio.

Estrutura do Fluxograma:

  1. Início: O processo começa com a pergunta: "PARA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO SE FAZ NECESSÁRIO A ENTRADA NO CONDOMÍNIO?".
  • O fluxograma se ramifica em duas colunas, uma para "SIM" e outra para "NÃO".
  1. Cenário 'SIM' (necessária a entrada):
  • O fluxo segue para "Solicitar NOME COMPLETO".
  • Em seguida, "LOCAL DE DESTINO".
  • E então, "RESPONSÁVEL QUE PROCURA".
  • O próximo passo é "Fazer ligação para o MORADOR ou pedir para o porteiro fazer a liberação do FORNECEDOR".
  • Em seguida, "Ligar para a LIGAÇÃO INTERFONE".
  • Depois, "Se a LIGAÇÃO TELEFONE".
  • A próxima pergunta é "Senha Verbal Correta MORADOR?".
  • Se 'NÃO': O fluxo se move para o lado oposto, onde a ligação é feita para o porteiro.
  • Se 'SIM': O fluxo segue para a pergunta "LIBERADO ACESSO?".
  • Se 'SIM': O fluxo segue para "Realizar Cadastro do FORNECEDOR" e depois para "Liberar Acesso". Uma nota em amarelo ao lado indica "NOME COMPLETO, EMPRESA, TELEFONE, MOTIVO, VEÍCULO, PLACA A SER REALIZADO O SERVIÇO, SOLICITANTE, HORÁRIO E LOGO".
  • Se 'NÃO': O fluxo segue para "Informar FORNECEDOR que a entrada dele não foi autorizada e que o morador não está em casa".
  1. Cenário 'NÃO' (não necessária a entrada):
  • O fluxo segue para "Solicitar NOME COMPLETO".
  • Em seguida, "LOCAL DE DESTINO".
  • E então, "RESPONSÁVEL QUE PROCURA".
  • O próximo passo é "Fazer ligação para MORADOR ou pedir para o porteiro solicitar a presença do morador para atender encomenda ou entrega".
  • A próxima pergunta é "Desligar o telefone, informando que já a tentativa de contato para o morador foi encerrada".
  • A seguir, "Ligar para outro operador da UNIDADE verificando se está tudo certo".
  • A próxima pergunta é "Está tudo bem?".
  • Se 'SIM': O fluxo se encerra.
  • Se 'NÃO': O fluxo segue para "Deslocar Monitor Externo para verificação no local".
  • A próxima pergunta é "Confirmada Situação Real?".
  • Se 'SIM': O fluxo segue para "Acionar Órgãos de Segurança Pública", "Registrar Ocorrência pelo sistema" e "Ligar para o Síndico informando a situação".
  • Se 'NÃO': O fluxo se encerra.

Legenda:

A legenda na imagem, no canto inferior esquerdo, descreve os seguintes ícones:

  • MONITOR INTERNO: Representa o atendente que opera na base de monitoramento.
  • MONITOR EXTERNO: Representa o responsável por verificar o local.

Informações Adicionais:

  • A imagem tem a marca d'água "grupo VIGIVEL FRANCHISE SECURITY" repetidamente no fundo.
  • No canto inferior esquerdo, há o logo da empresa com os dizeres "grupo VIGIVEL FRANCHISE SECURITY" e a legenda com os ícones mencionados acima.

Resumo para o Manual:

Este fluxograma da Vigivel Security estabelece um protocolo para o controle de entrada de fornecedores em um condomínio. O procedimento é dividido em dois cenários principais: quando a entrada é necessária e quando não é.

Quando a Entrada é Necessária:

  1. O atendente solicita informações do fornecedor (nome, empresa, local de destino e responsável que procura).
  1. É feita uma tentativa de contato com o morador (via telefone ou interfone) ou com o porteiro para liberar a entrada.
  1. A senha verbal do morador é solicitada e verificada.
  1. Se a senha estiver correta e o acesso for liberado, o fornecedor é cadastrado (com nome completo, empresa, telefone, motivo, veículo, placa, solicitante, horário e logo) e a entrada é autorizada.
  1. Se a senha estiver incorreta ou o morador não autorizar, o fornecedor é informado que a entrada não foi permitida.

Quando a Entrada não é Necessária (ex: entrega):

  1. O atendente solicita as informações básicas do fornecedor (nome, local de destino e responsável que procura).
  1. É feita uma tentativa de contato com o morador para que ele atenda a encomenda ou entrega.
  1. Se não for possível o contato, o atendente desliga e registra a tentativa.
  1. Em seguida, o atendente liga para outro operador da unidade para verificar se está tudo certo.
  1. Se algo estiver errado, um monitor externo é acionado para ir ao local.
  1. Se a situação no local for confirmada como "real" (algum problema), os órgãos de segurança pública são acionados, a ocorrência é registrada, e o síndico é informado.
  1. Caso contrário, o processo é encerrado.


OBSERVAÇÃO: As regras de contato para liberação de fornecedores respeitará as mesmas estipuladas para liberação de VISITANTES, sendo limitado a 3 contatos, com 4 toques cada contato, sendo infrutífera a tentativa o fornecedor será informado que não foi possível contato e será dispensado pela central de operações.

Principais Problemas no Acesso de Fornecedores

1

Fornecedor Não Sabe o Nome do Morador

Muitos fornecedores chegam ao condomínio sem saber o nome do morador para quem prestarão o serviço, impossibilitando a localização do morador e a liberação do acesso.

2

Fornecedor Não Sabe a Unidade ou Bloco

As informações sobre a unidade e bloco são essenciais para que a central de operações possa localizar rapidamente o morador e liberar o acesso do fornecedor com segurança.

3

Fornecedor Não Quer Acessar Pelo Local Destinado

Alguns fornecedores não se identificam como tal e solicitam acesso por locais inadequados, dificultando a verificação de sua identidade e liberação de acesso.

4

Acesso de Veículos de Fornecedores

O acesso de veículos de fornecedores é restrito na maioria dos condomínios, devendo ser definido um local específico para carga e descarga desses profissionais.

Responsabilidades no Acesso de Fornecedores

Após liberar o acesso do fornecedor, a Vigivel não realiza o acompanhamento interno. Toda a fiscalização interna do serviço prestado é de responsabilidade do morador que autorizou o acesso do fornecedor.

Caso seja proibido o acesso de fornecedores com veículos no condomínio, eles devem se identificar no local destinado aos fornecedores para que a portaria possa realizar a identificação e liberação.

Acesso de Fornecedores sem Autorização Formal

Um dos principais problemas enfrentados nos condomínios é quando o morador autoriza a entrada de fornecedores sem o devido cadastro na central de operações. Muitas vezes, o morador acha mais prático e rápido liberar o fornecedor utilizando seu próprio controle ou biometria, comprometendo a segurança do condomínio e o controle sobre as atividades de acesso.

Essa prática é terminantemente proibida, pois no momento da saída do fornecedor, a central de operações não terá registro do acesso, impossibilitando a realização do protocolo de segurança necessário. Mesmo assim, muitos moradores preferem abrir a porta e liberar a saída do fornecedor, não fornecendo as informações necessárias à empresa e ao condomínio.

Essa situação gera ainda mais problemas, pois os moradores que seguem o procedimento corretamente ligam para reclamar do acesso de determinado fornecedor, sem saber da prática realizada por outros, iniciando um atendimento de reclamação e disseminando a falsa impressão de que a Vigivel não controla o acesso ao condomínio.

Ligação da Vigivel para Moradores sem Encomendas

Em algumas situações, quando um visitante ou fornecedor não possui os dados mínimos necessários para liberação de acesso, como o nome do morador, unidade e bloco, a central de operações da Vigivel realiza um procedimento de contato com os apartamentos com nomes de moradores iguais ao informado. Por exemplo, ao chegar uma entrega de delivery para o morador Paulo, mas existirem dois ou três Paulos cadastrados, o operador liga para esses Paulos para verificar a quem pertence a encomenda.

Porém, esse procedimento não será mais realizado, pois causa transtorno aos moradores que não estão esperando encomendas ou visitas. Agora, o morador deverá repassar as informações obrigatórias para que a portaria possa identificar corretamente qual morador está aguardando o serviço ou visita.

Acesso por QRCODE

Conveniência

O acesso por QR Code permite que os fornecedores entrem no condomínio de forma rápida e prática, sem a necessidade de carregarem cartões de identificação.

Segurança Aprimorada

Cada QR Code é único e vinculado ao registro do fornecedor, garantindo um controle preciso de quem entra e sai do condomínio.

Agilidade no Processo

O acesso por QR Code agiliza o processo de liberação na portaria, evitando filas e atrasos no fluxo de entrada e saída de fornecedores.

⚠️ Importante – Liberação de Visitantes e Fornecedores

A Vigivel não realiza liberação de visitantes ou fornecedores por WhatsApp. Essa medida visa garantir a segurança dos acessos, combatendo a clonagem de celulares, golpes e fraudes. O WhatsApp não é um canal de execução operacional, sendo utilizado apenas para fins orientativos.

Funções do WhatsApp

O atendimento via WhatsApp possui caráter exclusivamente orientativo, sendo utilizado para:

  • Esclarecimento de dúvidas
  • Orientações gerais de procedimentos
  • Direcionamento aos canais corretos

Canais Oficiais para Liberação

Para ações imediatas, liberações urgentes ou tratativas operacionais, utilize os seguintes canais:

  • Telefone da Central de Operações: (45) 3037-6079
  • Aplicativo Vigivel Portaria: Liberação de visitantes e fornecedores, autorizações de acesso, registros e solicitações formais.

🔐 Compromisso com a Segurança

Estes protocolos fazem parte da política de segurança da Vigivel para proteger moradores, colaboradores e patrimônios, garantindo a rastreabilidade das autorizações e evitando acessos indevidos por fraude ou engenharia social. A colaboração de todos é essencial para manter um ambiente seguro e confiável.

🚫 Entregadores que NÃO podem acessar o condomínio

Para garantir a segurança e organização, a Vigivel estabelece diretrizes claras sobre o acesso de entregadores. Salvo exceções formalmente autorizadas, certos tipos de entregadores não possuem permissão para circular nas áreas internas do condomínio.

Entregadores de Aplicativos de Delivery

Plataformas como iFood, Uber Eats e Rappi.
❌ Não acessam áreas comuns nem torres.
✅ A entrega deve ocorrer na portaria ou em ponto específico definido pelo condomínio.

Entregadores Avulsos / Autônomos

Motoboys sem vínculo comprovado ou entregas ocasionais sem identificação formal.
❌ Acesso negado sem cadastro prévio.

Correios e Transportadoras

Quando não há armário inteligente, protocolo de recebimento acordado ou autorização do síndico.
❌ Não circulam internamente.
✅ Apenas entrega assistida na portaria, se prevista em norma interna.

Fora do Horário Permitido ou Sem Identificação

Entregadores noturnos ou sem identificação válida (documento, uniforme, pedido rastreável).
❌ Acesso bloqueado ou automaticamente negado.

⚠️ Exceções: Quando o Acesso é Permitido

O acesso de entregadores às áreas internas só será permitido se todas as seguintes condições forem rigorosamente atendidas:

Autorização Prévia

Do síndico ou morador, formalizada via sistema ou aplicativo Vigivel.

Cadastro Ativo

Entregador com registro válido e ativo no sistema de segurança Vigivel.

Procedimento em NGA

Conforme definido na Norma Geral de Ação (NGA) específica do condomínio.

Monitoramento

Acesso pontual, monitorado, registrado e, preferencialmente, acompanhado quando aplicável.

🎯 Diretriz Estratégica da Vigivel

A Vigivel entende que entregadores não são visitantes nem prestadores de serviço fixos. Portanto, não possuem direito de circulação interna no condomínio. Esta diretriz visa reforçar a segurança e reduzir riscos.

Risco Jurídico

Risco Patrimonial

Risco à Integridade

Conflitos de Responsabilidade