Identificação e Recepção de Fornecedores em Condomínios
Em condomínios com acesso diferenciado para fornecedores, esses prestadores de serviço devem se apresentar no local destinado à sua identificação. Caso contrário, serão tratados como visitantes, e o condomínio deve providenciar uma estrutura adequada para recepcioná-los.
Já em condomínios onde o acesso do fornecedor é o mesmo do visitante, o morador que solicitou o serviço deve orientá-lo sobre o procedimento de identificação ao chegar no condomínio, seguindo as instruções fornecidas no Modelo de Orientações.
Orientações para Fornecedores ao Acessar o Condomínio
- Pressione o botão do interfone para acionar a recepção.
- Informe seu nome completo, que você é um fornecedor e a atividade a ser executada no apartamento/unidade e bloco (se houver).
- Informe também o nome completo do morador que solicitou seu serviço.
- Aguarde a autorização da recepção para ter acesso liberado ao condomínio.
- Após a autorização, você poderá entrar no condomínio para realizar o serviço.
Demais Orientações
- Elevador: Ao acessar o elevador, digite o número XX para ser levado até o andar do morador.
- Cadastramento: Caso seja sua primeira visita à unidade, você passará por um processo de cadastramento. Tenha em mãos seu nome completo, empresa fornecedora, telefone de contato, trabalho a ser realizado e, caso o condomínio exija, seu número de documento RG e CPF.
- Orientação de Acesso: O morador deve informar se o condomínio possui regras específicas de acesso para fornecedores, como a entrada pelo portão de veículos, onde você não poderá entrar com seu carro, devendo estacionar na frente do condomínio para acessar o outro portão.
Roteiro de Questionário com Fornecedores
Ao chegarem ao condomínio sem as orientações prévias, os operadores da Vigível seguirão um roteiro de questionário com os fornecedores para garantir o acesso seguro e organizado às dependências do condomínio.
- Nome Completo: Será solicitado o nome completo do fornecedor.
- Nome do Morador: O fornecedor deverá informar o nome completo do morador que solicitou seu serviço.
- Apartamento/Unidade e Bloco: O fornecedor deve informar o apartamento/unidade e bloco (caso exista) onde prestará o serviço.
- Motivo e Tipo de Serviço: O fornecedor deve esclarecer o motivo e o tipo de serviço que será executado no condomínio.
- Nome da Empresa: O fornecedor deve informar o nome completo da empresa fornecedora do serviço.
Fluxo de Acesso de Fornecedores
OBSERVAÇÃO: As regras de contato para liberação de fornecedores respeitará as mesmas estipuladas para liberação de VISITANTES, sendo limitado a 3 contatos, com 4 toques cada contato, sendo infrutífera a tentativa o fornecedor será informado que não foi possível contato e será dispensado pela central de operações.
Principais Problemas no Acesso de Fornecedores
1
Fornecedor Não Sabe o Nome do Morador
Muitos fornecedores chegam ao condomínio sem saber o nome do morador para quem prestarão o serviço, impossibilitando a localização do morador e a liberação do acesso.
2
Fornecedor Não Sabe a Unidade ou Bloco
As informações sobre a unidade e bloco são essenciais para que a central de operações possa localizar rapidamente o morador e liberar o acesso do fornecedor com segurança.
3
Fornecedor Não Quer Acessar Pelo Local Destinado
Alguns fornecedores não se identificam como tal e solicitam acesso por locais inadequados, dificultando a verificação de sua identidade e liberação de acesso.
4
Acesso de Veículos de Fornecedores
O acesso de veículos de fornecedores é restrito na maioria dos condomínios, devendo ser definido um local específico para carga e descarga desses profissionais.
Responsabilidades no Acesso de Fornecedores
Após liberar o acesso do fornecedor, a Vigivel não realiza o acompanhamento interno. Toda a fiscalização interna do serviço prestado é de responsabilidade do morador que autorizou o acesso do fornecedor.
Caso seja proibido o acesso de fornecedores com veículos no condomínio, eles devem se identificar no local destinado aos fornecedores para que a portaria possa realizar a identificação e liberação.
Acesso de Fornecedores sem Autorização Formal
Um dos principais problemas enfrentados nos condomínios é quando o morador autoriza a entrada de fornecedores sem o devido cadastro na central de operações. Muitas vezes, o morador acha mais prático e rápido liberar o fornecedor utilizando seu próprio controle ou biometria, comprometendo a segurança do condomínio e o controle sobre as atividades de acesso.
Essa prática é terminantemente proibida, pois no momento da saída do fornecedor, a central de operações não terá registro do acesso, impossibilitando a realização do protocolo de segurança necessário. Mesmo assim, muitos moradores preferem abrir a porta e liberar a saída do fornecedor, não fornecendo as informações necessárias à empresa e ao condomínio.
Essa situação gera ainda mais problemas, pois os moradores que seguem o procedimento corretamente ligam para reclamar do acesso de determinado fornecedor, sem saber da prática realizada por outros, iniciando um atendimento de reclamação e disseminando a falsa impressão de que a Vigivel não controla o acesso ao condomínio.
Ligação da Vigivel para Moradores sem Encomendas
Em algumas situações, quando um visitante ou fornecedor não possui os dados mínimos necessários para liberação de acesso, como o nome do morador, unidade e bloco, a central de operações da Vigivel realiza um procedimento de contato com os apartamentos com nomes de moradores iguais ao informado. Por exemplo, ao chegar uma entrega de delivery para o morador Paulo, mas existirem dois ou três Paulos cadastrados, o operador liga para esses Paulos para verificar a quem pertence a encomenda.
Porém, esse procedimento não será mais realizado, pois causa transtorno aos moradores que não estão esperando encomendas ou visitas. Agora, o morador deverá repassar as informações obrigatórias para que a portaria possa identificar corretamente qual morador está aguardando o serviço ou visita.
Acesso por QRCODE
Conveniência
O acesso por QR Code permite que os fornecedores entrem no condomínio de forma rápida e prática, sem a necessidade de carregarem cartões de identificação.
Segurança Aprimorada
Cada QR Code é único e vinculado ao registro do fornecedor, garantindo um controle preciso de quem entra e sai do condomínio.
Agilidade no Processo
O acesso por QR Code agiliza o processo de liberação na portaria, evitando filas e atrasos no fluxo de entrada e saída de fornecedores.