🔔 Como funciona o acesso de visitantes e fornecedores na Portaria Remota da Vigivel?
Em condomínios com acesso diferenciado para fornecedores, esses prestadores de serviço devem se apresentar no local destinado à sua identificação. Caso contrário, serão tratados como visitantes, e o condomínio deve providenciar uma estrutura adequada para recepcioná-los.
Já em condomínios onde o acesso do fornecedor é o mesmo do visitante, o morador que solicitou o serviço deve orientá-lo sobre o procedimento de identificação ao chegar no condomínio, seguindo as instruções fornecidas no Modelo de Orientações.
Neste vídeo, explicamos como acontece a liberação de visitantes e fornecedores através da Central de Monitoramento 24h da Vigivel 🛡️👥
📌 Importante! Para que a liberação seja rápida e segura, oriente seu visitante a informar:
✅ Seu nome completo
✅ Número da sua unidade
✅ Motivo da visita
🔐 Isso facilita a identificação no sistema e agiliza a autorização.
📞 Um dos maiores desafios da Portaria Autônoma é o tempo de resposta. Muitas vezes, a Vigivel precisa tentar contato com o morador em vários números até conseguir a liberação — o que gera atrasos e insatisfação.
💡 Dica de ouro: Se quiser agilizar o processo, mantenha seu cadastro atualizado e evite deixar o telefone no modo silencioso quando estiver aguardando uma visita.
Orientações para Fornecedores ao Acessar o Condomínio
  • Pressione o botão do interfone para acionar a recepção.
  • Informe seu nome completo, que você é um fornecedor e a atividade a ser executada no apartamento/unidade e bloco (se houver).
  • Informe também o nome completo do morador que solicitou seu serviço.
  • Aguarde a autorização da recepção para ter acesso liberado ao condomínio.
  • Após a autorização, você poderá entrar no condomínio para realizar o serviço.
Demais Orientações
  • Elevador: Ao acessar o elevador, digite o número XX para ser levado até o andar do morador.
  • Cadastramento: Caso seja sua primeira visita à unidade, você passará por um processo de cadastramento. Tenha em mãos seu nome completo, empresa fornecedora, telefone de contato, trabalho a ser realizado e, caso o condomínio exija, seu número de documento RG e CPF.
  • Orientação de Acesso: O morador deve informar se o condomínio possui regras específicas de acesso para fornecedores, como a entrada pelo portão de veículos, onde você não poderá entrar com seu carro, devendo estacionar na frente do condomínio para acessar o outro portão.
Roteiro de Questionário com Fornecedores
Ao chegarem ao condomínio sem as orientações prévias, os operadores da Vigível seguirão um roteiro de questionário com os fornecedores para garantir o acesso seguro e organizado às dependências do condomínio.
  • Nome Completo: Será solicitado o nome completo do fornecedor.
  • Nome do Morador: O fornecedor deverá informar o nome completo do morador que solicitou seu serviço.
  • Apartamento/Unidade e Bloco: O fornecedor deve informar o apartamento/unidade e bloco (caso exista) onde prestará o serviço.
  • Motivo e Tipo de Serviço: O fornecedor deve esclarecer o motivo e o tipo de serviço que será executado no condomínio.
  • Nome da Empresa: O fornecedor deve informar o nome completo da empresa fornecedora do serviço.
Fluxo de Acesso de Fornecedores
O fluxograma descreve os procedimentos a serem seguidos para a entrada de um fornecedor em um condomínio.
Estrutura do Fluxograma:
  1. Início: O processo começa com a pergunta: "PARA PRESTAÇÃO DO SERVIÇO SE FAZ NECESSÁRIO A ENTRADA NO CONDOMÍNIO?".
  • O fluxograma se ramifica em duas colunas, uma para "SIM" e outra para "NÃO".
  1. Cenário 'SIM' (necessária a entrada):
  • O fluxo segue para "Solicitar NOME COMPLETO".
  • Em seguida, "LOCAL DE DESTINO".
  • E então, "RESPONSÁVEL QUE PROCURA".
  • O próximo passo é "Fazer ligação para o MORADOR ou pedir para o porteiro fazer a liberação do FORNECEDOR".
  • Em seguida, "Ligar para a LIGAÇÃO INTERFONE".
  • Depois, "Se a LIGAÇÃO TELEFONE".
  • A próxima pergunta é "Senha Verbal Correta MORADOR?".
  • Se 'NÃO': O fluxo se move para o lado oposto, onde a ligação é feita para o porteiro.
  • Se 'SIM': O fluxo segue para a pergunta "LIBERADO ACESSO?".
  • Se 'SIM': O fluxo segue para "Realizar Cadastro do FORNECEDOR" e depois para "Liberar Acesso". Uma nota em amarelo ao lado indica "NOME COMPLETO, EMPRESA, TELEFONE, MOTIVO, VEÍCULO, PLACA A SER REALIZADO O SERVIÇO, SOLICITANTE, HORÁRIO E LOGO".
  • Se 'NÃO': O fluxo segue para "Informar FORNECEDOR que a entrada dele não foi autorizada e que o morador não está em casa".
  1. Cenário 'NÃO' (não necessária a entrada):
  • O fluxo segue para "Solicitar NOME COMPLETO".
  • Em seguida, "LOCAL DE DESTINO".
  • E então, "RESPONSÁVEL QUE PROCURA".
  • O próximo passo é "Fazer ligação para MORADOR ou pedir para o porteiro solicitar a presença do morador para atender encomenda ou entrega".
  • A próxima pergunta é "Desligar o telefone, informando que já a tentativa de contato para o morador foi encerrada".
  • A seguir, "Ligar para outro operador da UNIDADE verificando se está tudo certo".
  • A próxima pergunta é "Está tudo bem?".
  • Se 'SIM': O fluxo se encerra.
  • Se 'NÃO': O fluxo segue para "Deslocar Monitor Externo para verificação no local".
  • A próxima pergunta é "Confirmada Situação Real?".
  • Se 'SIM': O fluxo segue para "Acionar Órgãos de Segurança Pública", "Registrar Ocorrência pelo sistema" e "Ligar para o Síndico informando a situação".
  • Se 'NÃO': O fluxo se encerra.
Legenda:
A legenda na imagem, no canto inferior esquerdo, descreve os seguintes ícones:
  • MONITOR INTERNO: Representa o atendente que opera na base de monitoramento.
  • MONITOR EXTERNO: Representa o responsável por verificar o local.
Informações Adicionais:
  • A imagem tem a marca d'água "grupo VIGIVEL FRANCHISE SECURITY" repetidamente no fundo.
  • No canto inferior esquerdo, há o logo da empresa com os dizeres "grupo VIGIVEL FRANCHISE SECURITY" e a legenda com os ícones mencionados acima.
Resumo para o Manual:
Este fluxograma da Vigivel Security estabelece um protocolo para o controle de entrada de fornecedores em um condomínio. O procedimento é dividido em dois cenários principais: quando a entrada é necessária e quando não é.
Quando a Entrada é Necessária:
  1. O atendente solicita informações do fornecedor (nome, empresa, local de destino e responsável que procura).
  1. É feita uma tentativa de contato com o morador (via telefone ou interfone) ou com o porteiro para liberar a entrada.
  1. A senha verbal do morador é solicitada e verificada.
  1. Se a senha estiver correta e o acesso for liberado, o fornecedor é cadastrado (com nome completo, empresa, telefone, motivo, veículo, placa, solicitante, horário e logo) e a entrada é autorizada.
  1. Se a senha estiver incorreta ou o morador não autorizar, o fornecedor é informado que a entrada não foi permitida.
Quando a Entrada não é Necessária (ex: entrega):
  1. O atendente solicita as informações básicas do fornecedor (nome, local de destino e responsável que procura).
  1. É feita uma tentativa de contato com o morador para que ele atenda a encomenda ou entrega.
  1. Se não for possível o contato, o atendente desliga e registra a tentativa.
  1. Em seguida, o atendente liga para outro operador da unidade para verificar se está tudo certo.
  1. Se algo estiver errado, um monitor externo é acionado para ir ao local.
  1. Se a situação no local for confirmada como "real" (algum problema), os órgãos de segurança pública são acionados, a ocorrência é registrada, e o síndico é informado.
  1. Caso contrário, o processo é encerrado.
OBSERVAÇÃO: As regras de contato para liberação de fornecedores respeitará as mesmas estipuladas para liberação de VISITANTES, sendo limitado a 3 contatos, com 4 toques cada contato, sendo infrutífera a tentativa o fornecedor será informado que não foi possível contato e será dispensado pela central de operações.
Principais Problemas no Acesso de Fornecedores
1
Fornecedor Não Sabe o Nome do Morador
Muitos fornecedores chegam ao condomínio sem saber o nome do morador para quem prestarão o serviço, impossibilitando a localização do morador e a liberação do acesso.
2
Fornecedor Não Sabe a Unidade ou Bloco
As informações sobre a unidade e bloco são essenciais para que a central de operações possa localizar rapidamente o morador e liberar o acesso do fornecedor com segurança.
3
Fornecedor Não Quer Acessar Pelo Local Destinado
Alguns fornecedores não se identificam como tal e solicitam acesso por locais inadequados, dificultando a verificação de sua identidade e liberação de acesso.
4
Acesso de Veículos de Fornecedores
O acesso de veículos de fornecedores é restrito na maioria dos condomínios, devendo ser definido um local específico para carga e descarga desses profissionais.
Responsabilidades no Acesso de Fornecedores
Após liberar o acesso do fornecedor, a Vigivel não realiza o acompanhamento interno. Toda a fiscalização interna do serviço prestado é de responsabilidade do morador que autorizou o acesso do fornecedor.
Caso seja proibido o acesso de fornecedores com veículos no condomínio, eles devem se identificar no local destinado aos fornecedores para que a portaria possa realizar a identificação e liberação.
Acesso de Fornecedores sem Autorização Formal
Um dos principais problemas enfrentados nos condomínios é quando o morador autoriza a entrada de fornecedores sem o devido cadastro na central de operações. Muitas vezes, o morador acha mais prático e rápido liberar o fornecedor utilizando seu próprio controle ou biometria, comprometendo a segurança do condomínio e o controle sobre as atividades de acesso.
Essa prática é terminantemente proibida, pois no momento da saída do fornecedor, a central de operações não terá registro do acesso, impossibilitando a realização do protocolo de segurança necessário. Mesmo assim, muitos moradores preferem abrir a porta e liberar a saída do fornecedor, não fornecendo as informações necessárias à empresa e ao condomínio.
Essa situação gera ainda mais problemas, pois os moradores que seguem o procedimento corretamente ligam para reclamar do acesso de determinado fornecedor, sem saber da prática realizada por outros, iniciando um atendimento de reclamação e disseminando a falsa impressão de que a Vigivel não controla o acesso ao condomínio.
Ligação da Vigivel para Moradores sem Encomendas
Em algumas situações, quando um visitante ou fornecedor não possui os dados mínimos necessários para liberação de acesso, como o nome do morador, unidade e bloco, a central de operações da Vigivel realiza um procedimento de contato com os apartamentos com nomes de moradores iguais ao informado. Por exemplo, ao chegar uma entrega de delivery para o morador Paulo, mas existirem dois ou três Paulos cadastrados, o operador liga para esses Paulos para verificar a quem pertence a encomenda.
Porém, esse procedimento não será mais realizado, pois causa transtorno aos moradores que não estão esperando encomendas ou visitas. Agora, o morador deverá repassar as informações obrigatórias para que a portaria possa identificar corretamente qual morador está aguardando o serviço ou visita.
Acesso por QRCODE
Conveniência
O acesso por QR Code permite que os fornecedores entrem no condomínio de forma rápida e prática, sem a necessidade de carregarem cartões de identificação.
Segurança Aprimorada
Cada QR Code é único e vinculado ao registro do fornecedor, garantindo um controle preciso de quem entra e sai do condomínio.
Agilidade no Processo
O acesso por QR Code agiliza o processo de liberação na portaria, evitando filas e atrasos no fluxo de entrada e saída de fornecedores.