Acesso Inteligente para Visitantes e Fornecedores

Desvende a revolução em segurança e eficiência para controle de acesso em empresas e condomínios! Com o Vigivel Portaria, a gestão de entradas e saídas eleva o padrão de segurança e se torna incrivelmente ágil e descomplicada. 🚀

Desenvolvido para otimizar a experiência de todos, o aplicativo Vigivel é a ferramenta central que empodera você a gerenciar e liberar o acesso de VISITANTES e FORNECEDORES (familiares, diaristas, prestadores de serviço, entregadores e muito mais) de forma segura e instantânea. Diga adeus às filas e à burocracia, e olá a um sistema inteligente que coloca o controle na palma da sua mão! 👋

Seja para receber sua família, liberar a diarista, autorizar um prestador de serviço ou facilitar a entrada de fornecedores – o Vigivel Portaria atende todas as suas necessidades de controle de acesso!

Benefícios do Sistema Vigivel Portaria 🌟

Segurança Reforçada

Adquira controle total e em tempo real sobre cada entrada e saída. Registros detalhados e rastreáveis garantem uma camada robusta de segurança para seus colaboradores, residentes e patrimônio.

Agilidade e Otimização

Elimine procedimentos longos e repetitivos. Aprovar ou negar acessos com apenas alguns cliques no smartphone economiza tempo valioso e eleva o padrão de atendimento.

Praticidade e Conveniência

Gerencie o acesso de forma proativa e eficaz, antecipando cadastros e utilizando tecnologias como QR Code para uma experiência fluida e sem interrupções na portaria, seja para sua mãe, diarista, personal trainer ou fornecedor.

Como Funciona na Prática: Uma Visão Geral 📹

Assista a este vídeo para uma demonstração completa de como a Portaria Autônoma da Vigivel revoluciona o controle de acesso. Entenda em detalhes como nosso sistema garante mais segurança e agilidade na liberação de visitantes e fornecedores em condomínios e empresas! 🛡️📲

FONTE: https://youtu.be/gYLJ7-_Ivfk

Desafios da Portaria Tradicional ❌

Historicamente, a abordagem padrão para o acesso de visitantes envolve a interação via interfone, onde a Central de Monitoramento 24h é acionada. Para processar o acesso, é essencial que o visitante forneça informações cruciais para o morador ou responsável, como:

  • 🔹 Nome completo: Para identificação clara.
  • 🔹 Número da unidade: Para direcionamento correto.
  • 🔹 Motivo da visita: Para validação da entrada.

⏳ Problema Comum: Demora na Liberação
Um dos grandes desafios na portaria tradicional é a demora na liberação. Frequentemente, a central enfrenta dificuldades para estabelecer contato imediato com o morador, necessitando de múltiplas tentativas de ligação. Essa interrupção prolonga o tempo de espera e afeta negativamente a experiência do visitante, gerando frustração e ineficiência. 😫

A Solução Inovadora da Vigivel: Passo a Passo 📲

A Vigivel oferece uma solução inovadora para esse gargalo, transformando a gestão de acesso em um processo eficiente e moderno. Com o App Vigivel Portaria, o morador ou gestor pode otimizar o processo de acesso de forma proativa e eficaz:

Cadastro Antecipado

Cadastre a visita previamente: Elimine a espera antecipando o cadastro de visitantes sociais, familiares, diaristas, prestadores de serviço, fornecedores, entregadores, inserindo seus dados antes mesmo de chegarem.

Geração de QR Code

Gere um QR Code para acesso: Após o cadastro, o aplicativo gera um QR Code único e temporário que pode ser enviado diretamente ao visitante via WhatsApp ou e-mail. 📧

Acesso Automático

Acesso automático com QR Code: No momento da chegada, o visitante simplesmente apresenta o QR Code na leitora da portaria, e a porta é liberada automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual ou contato com a central. ✨

Este sistema proporciona mais controle, segurança e praticidade, transformando o dia a dia do seu condomínio ou empresa em uma experiência moderna e eficiente. 💡

01:14

YouTube

Verificação de entrada e saída de visitantes, quando utilizado o link de acesso

Opa, tudo bem?😉 dou dicas como essas todos os dias no instagram, e facebook, siga para mais informações😊 Instagram: https://www.instagram.com/grupovigivel/ Facebook: https://www.facebook.com/grupovigivel

FONTE: https://www.youtube.com/watch?v=aLpLuv5Xp8w

Liberação Simplificada via QR Code: Acesso Inteligente com Vigivel Portaria

Desvende a forma mais rápida, segura e eficiente de gerenciar a entrada de visitantes e fornecedores (familiares, diaristas, prestadores de serviço, entregadores, cuidadores e muito mais). Com o sistema Vigivel Portaria, a liberação via QR Code transforma a experiência de acesso, eliminando burocracias e otimizando o fluxo de pessoas em condomínios e empresas.

Este guia detalha como moradores, gestores, visitantes e fornecedores podem se beneficiar dessa tecnologia inovadora.

FONTE: https://youtu.be/dSjtDX1i7b8

Orientações Gerais para um Acesso Fluido

Para garantir um processo de acesso rápido e sem complicações, tanto para moradores/gestores quanto para visitantes, familiares, diaristas, fornecedores e prestadores de serviço, é essencial compreender as etapas e responsabilidades. O QR Code atua como sua credencial digital, simplificando a entrada e reforçando a segurança.

Passo a Passo para o Morador/Gestor

O morador ou gestor é a chave para iniciar o processo de liberação, utilizando o aplicativo Vigivel Portaria de forma proativa:

  1. 1. Geração do QR Code Antes da chegada do visitante social, familiar (mãe, pai, filho), diarista, cuidador, personal trainer, fornecedor ou prestador de serviço, acesse o aplicativo Vigivel Portaria e selecione a opção de cadastro de acesso. Preencha os dados essenciais:
  • Nome completo do visitante/representante do fornecedor.
  • Razão social da empresa (se aplicável).
  • Unidade a ser visitada.
  • Data e horário previstos para a visita.
  1. 2. Compartilhamento Conveniente Após o preenchimento e confirmação, o aplicativo gerará um QR Code único e temporário. Este código pode ser facilmente compartilhado com o visitante ou fornecedor através de mensagens (WhatsApp, SMS) ou e-mail.

Passo a Passo para o Visitante/Familiar/Prestador de Serviço

Ao receber o QR Code, o visitante, familiar ou prestador de serviço estará pronto para um acesso ágil e autônomo:

  1. 1. Recebimento e Preparação Certifique-se de ter o QR Code salvo ou aberto em seu celular no momento da chegada. Este código é sua credencial de acesso, sendo único e intransferível.
  1. 2. Validação de Dados (se necessário) Em alguns casos, o aplicativo pode solicitar a confirmação de alguns dados pré-preenchidos pelo morador ou pedir que você informe o nome da pessoa que o aguarda para uma validação final.
  1. 3. Acesso na Portaria Ao chegar ao condomínio, quem possui o QR Code simplesmente o apresenta ativo na tela do seu celular diretamente no leitor óptico (totem ou catraca inteligente). O sistema Vigivel Portaria fará a leitura e verificação automática, liberando as portas para uma entrada fluida e segura, sem contato manual ou longas esperas.

Vantagens da Liberação via QR Code com Vigivel Portaria

Segurança Otimizada

Cada QR Code é temporário e único, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso. O sistema registra detalhadamente todas as entradas e saídas.

Agilidade no Acesso

Elimine filas e esperas. A liberação ocorre em segundos, otimizando o tempo de todos e proporcionando uma experiência mais agradável.

Conveniência e Praticidade

A gestão e o compartilhamento do QR Code são feitos de forma simples e intuitiva pelo aplicativo, na palma da sua mão.

Redução de Falhas Humanas

A automação do processo minimiza erros e a necessidade de intervenção manual da portaria, tornando o sistema mais robusto.

Veja Funcionando na Prática!

Confira como a tecnologia da Vigivel Portaria opera em situações reais, proporcionando controle e eficiência.

Instagram

Juliano Alex Bezerra on Instagram: "🌟 Descubra a revolução na segurança residencial com Vigivel Porter! Abra portas com um sorriso usando a identificação facial do nosso app. 😊✨ ✅ Sem Chaves, Apena

2 likes, 0 comments - julianovigivel on December 13, 2023: "🌟 Descubra a revolução na segurança residencial com Vigivel Porter! Abra portas com um sorriso usando a identificação facial do nosso app. 😊✨ ✅ Sem Chaves, Apenas Rostos: Diga adeus às chaves! Com a tecnologia de identificação facial, abrir a porta é fácil e seguro. ✅ Controle Remoto: Autorize visitantes e gerencie acessos de onde estiver. Tudo ao alcance do seu smartphone. ✅ Registro Instantâneo: Saiba quem entra e sai em tempo re

FONTE: IO8jD - https://www.instagram.com/p/C0zpnw7RikU/#

01:01

YouTube

VISITANTES | Como usar o link de abertura de porta | Portaria Remota

Opa, tudo bem?😉 dou dicas como essas todos os dias no instagram, e facebook, siga para mais informações😊 Instagram: https://www.instagram.com/grupovigivel/ Facebook: https://www.facebook.com/grupovigivel

FONTE: https://www.youtube.com/watch?v=g7tku_cAOrQ


Acesso Diferenciado para Fornecedores: Otimizando a Segurança e a Eficiência em Condomínios

A gestão de acesso em condomínios e empresas é um pilar fundamental para a segurança e a fluidez operacional. No contexto atual, a presença de fornecedores e prestadores de serviço é constante, exigindo protocolos específicos que garantam a integridade do ambiente sem comprometer a agilidade necessária. É importante distinguir que este acesso diferenciado se aplica a atividades comerciais e de serviço (entregas, manutenções, obras), enquanto visitantes sociais, familiares, diaristas e cuidadores seguem protocolos de acesso social, igualmente gerenciados pelo sistema Vigivel Portaria. Este guia detalha o conceito de acesso diferenciado para fornecedores, suas regras, e as responsabilidades de todos os envolvidos.

Entendendo o Acesso Diferenciado

O "acesso diferenciado" refere-se à implementação de procedimentos e, em muitos casos, infraestruturas distintas para a entrada e saída de fornecedores, em contraste com o acesso de moradores, condôminos ou visitantes. Seu objetivo primordial é:

  • Otimização da Segurança: Permite verificações mais rigorosas e direcionadas aos propósitos comerciais, minimizando riscos.
  • Agilização do Fluxo: Evita gargalos nas entradas sociais ou de visitantes, garantindo que o tráfego regular não seja impactado.
  • Controle Efetivo: Facilita o registro e monitoramento de atividades comerciais, como entregas, manutenções e serviços técnicos.
  • Diferenciação de Tipos de Acesso: Este guia foca no acesso de fornecedores e prestadores de serviço comerciais (como entregadores, técnicos de manutenção, equipes de obra). No entanto, o sistema Vigivel Portaria também gerencia de forma eficiente o acesso de visitantes sociais, familiares, diaristas e cuidadores, cada um com seus protocolos específicos para garantir segurança e fluidez.

Esta abordagem visa harmonizar a necessidade de segurança com a eficiência operacional, reconhecendo que as necessidades de um fornecedor são distintas das de um visitante comum.

Regras Importantes e Cenários Comuns

Obrigatoriedade do Acesso Designado

Quando um condomínio dispõe de uma entrada ou área de identificação específica para fornecedores (e.g., portão de serviço, doca de carga/descarga, balcão de segurança exclusivo), é imprescindível que todos os prestadores de serviço se dirijam a este local. Esta medida visa:

  • Direcionar o Tráfego: Evitar a concentração de veículos e pessoas de serviço nas áreas sociais.
  • Garantir Verificações Específicas: Permitir que a equipe de segurança realize checagens pertinentes ao tipo de serviço ou entrega.
  • Preservar a Privacidade: Manter a área de lazer e convívio dos moradores mais resguardada.

Consequências do Acesso Incorreto

A utilização da entrada ou processo de acesso inadequado pode gerar transtornos significativos. Se um fornecedor, por engano ou desconhecimento, utilizar a entrada destinada a visitantes, ele será tratado como tal. Isso implica que:

  • Os procedimentos de liberação e as regras aplicáveis serão os de um visitante comum, que podem não ser compatíveis com a natureza do serviço.
  • Poderá haver atrasos desnecessários, pois os processos para visitantes geralmente são menos ágeis para grandes volumes ou especificidades de carga.
  • Pode ocorrer dificuldade na identificação do propósito real da visita, levando a questionamentos adicionais e perda de tempo.
  • Em casos extremos, a entrada pode ser recusada, caso os requisitos para visitantes não sejam integralmente cumpridos ou a situação não se enquadre nos protocolos.

Exemplo Prático: Um entregador de móveis que tenta entrar pela portaria social será provavelmente barrado ou redirecionado, gerando espera e possível reagendamento, pois a estrutura não está preparada para manuseio de carga naquela área.

Responsabilidades dos Envolvidos

Responsabilidades do Condomínio

Para assegurar a eficácia do acesso diferenciado, o condomínio tem um papel ativo na provisão de uma estrutura e comunicação claras:

  • Infraestrutura Adequada: Criar ou adaptar portões de acesso exclusivos, áreas de estacionamento designadas para fornecedores, balcões de identificação específicos e/ou áreas de triagem.
  • Sinalização Clara e Visível: Instalar placas e orientações que direcionem os fornecedores para o acesso correto, tanto nas vias de chegada ao condomínio quanto em seu interior.
  • Definição de Protocolos: Estabelecer e comunicar os procedimentos de acesso de forma detalhada à portaria, equipe de segurança e, se possível, aos moradores e empresas de serviço frequentes.
  • Tecnologia de Apoio: Utilizar sistemas como o Vigivel Portaria para pré-autorização e liberação por QR Code, que agilizam o processo e reforçam a segurança.

Responsabilidades do Morador/Gestor

O morador ou gestor que solicita o serviço de um fornecedor é a ponte essencial para um acesso tranquilo:

  • Comunicação Prévia e Detalhada: Informar o fornecedor, de forma clara e antecipada, sobre todos os detalhes do procedimento de acesso. Isso inclui qual entrada utilizar, documentos necessários, quem procurar, e se há restrições de horário ou tipo de veículo.
  • Pré-autorização (quando aplicável): Realizar a pré-autorização do fornecedor no sistema do condomínio (como o Vigivel Portaria), fornecendo todos os dados solicitados e gerando o QR Code de acesso, se for o caso.
  • Disponibilização de Informações: Utilizar um "Modelo de Orientações" (como o mencionado na seção anterior sobre o QR Code) para garantir que todas as informações pertinentes sejam repassadas de forma padronizada e completa.

Responsabilidades do Fornecedor/Prestador de Serviço

A colaboração do fornecedor é crucial para o sucesso do sistema de acesso diferenciado:

  • Atenção às Orientações: Seguir rigorosamente as instruções fornecidas pelo morador/gestor e as sinalizações do condomínio quanto ao ponto de acesso.
  • Identificação e Documentação: Estar preparado para apresentar um documento de identificação com foto, a razão social da empresa (se aplicável), o motivo detalhado da visita, a unidade a ser atendida e, se possuir, o QR Code de acesso ou código de autorização.
  • Paciência e Colaboração: Compreender que os protocolos de segurança visam proteger a todos e colaborar com a equipe de portaria ou segurança durante o processo de verificação.

Ao seguir estas diretrizes, todos os envolvidos contribuem para um ambiente mais seguro, organizado e eficiente para a realização de serviços e entregas nos condomínios.

Modelo de Orientação a ser enviada pelos MORADORES para Visitantes, Familiares, Diaristas e Prestadores de Serviço

Prezado(a) Morador(a), para garantir um processo de entrada seguro, ágil e eficiente para seus visitantes, familiares (mãe, pai, filhos), diaristas, cuidadores, prestadores de serviço e fornecedores, desenvolvemos este modelo de comunicação. Ele detalha o passo a passo para o acesso ao condomínio via portaria, assegurando a conformidade com as normas de segurança da Vigivel. Sugerimos que você encaminhe este texto, ou suas partes pertinentes, a todas as pessoas autorizadas antes de sua chegada, facilitando assim a entrada e evitando transtornos.

Este modelo de comunicação é versátil e pode ser utilizado para orientar qualquer pessoa que você deseja autorizar a entrar no condomínio: desde sua mãe, diarista ou personal trainer até fornecedores e prestadores de serviço comerciais.

Pressione o Interfone

Ao chegar à entrada principal ou à portaria de serviço designada para PESSOAS AUTORIZADAS do condomínio, a PESSOA AUTORIZADA deve procurar e utilizar o interfone disponível. Este dispositivo foi instalado especificamente para a comunicação com a central de segurança da Vigivel. Pressione o botão indicado (geralmente identificado como 'Portaria', 'Segurança' ou 'Vigivel') para iniciar o contato. Este procedimento é fundamental para o registro de sua entrada e para que as equipes de segurança possam iniciar o protocolo de liberação. Não utilize interfones de uso exclusivo de moradores ou áreas sociais.

Identifique-se de Forma Clara e Completa

Assim que a central da Vigivel atender sua chamada, é imprescindível que a PESSOA AUTORIZADA forneça todas as informações solicitadas de maneira precisa e audível. Inclua seu nome completo, a qual empresa ou organização você representa (se aplicável), e que seu propósito é como VISITANTE/FAMILIAR/PRESTADOR DE SERVIÇO, especificando a atividade a ser realizada (por exemplo: "visita social", "trabalho de diarista", "entrega de encomenda", "manutenção de ar condicionado", "instalação de internet"). Além disso, informe o número exato do apartamento/unidade e, se houver, o bloco onde o serviço será prestado, juntamente com o nome completo do morador que aguarda sua visita. Essa identificação detalhada e transparente é vital para agilizar a verificação e liberação de acesso, garantindo que a equipe de segurança possa contatar o morador correto.

Aguarde a Autorização do Morador

Após sua identificação, a central de segurança da Vigivel entrará em contato direto com o morador responsável pela solicitação do serviço para obter a autorização de sua entrada. É crucial que o morador esteja ciente de sua chegada e esteja disponível para confirmar sua liberação. Este processo pode levar alguns minutos, dependendo da prontidão do morador em atender ao chamado da Vigivel. Mantenha-se calmo e aguarde as instruções. Em caso de dificuldade de contato com o morador, a equipe da Vigivel poderá solicitar um número de telefone para contato ou informações adicionais. A paciência e compreensão neste estágio são essenciais para evitar atrasos desnecessários.

Acesso Liberado e Orientações Finais

Uma vez que o morador confirme sua autorização para a entrada, a central de segurança da Vigivel procederá com a liberação do acesso ao condomínio. Por favor, siga rigorosamente todas as instruções fornecidas pela equipe de segurança, seja em relação ao local de estacionamento, trajeto até a unidade do morador ou quaisquer outras orientações específicas. O cumprimento dessas diretrizes é fundamental para a manutenção da segurança e organização do condomínio. Em caso de dúvidas sobre o procedimento ou sobre onde se dirigir, não hesite em perguntar à equipe da Vigivel. A colaboração de todos garante a fluidez e a segurança do ambiente.

Dicas Importantes para Moradores e PESSOAS AUTORIZADAS

  • Comunicação Antecipada: Moradores, informem as PESSOAS AUTORIZADAS sobre este procedimento de acesso com antecedência. Quanto mais preparada a PESSOA AUTORIZADA, mais rápido será o processo.
  • Documentação em Mãos: PESSOAS AUTORIZADAS, tenham sempre um documento de identificação com foto e, se possível, um comprovante da empresa ou da solicitação do serviço (ex: ordem de serviço, e-mail do morador).
  • Horários de Atendimento: Verifiquem possíveis restrições de horários para serviços e entregas no condomínio.
  • Utilize Acessos Designados: PESSOAS AUTORIZADAS, sempre utilizem a entrada ou portaria indicada para prestadores de serviço, mesmo que as entradas sociais pareçam mais convenientes. O acesso incorreto pode causar atrasos ou impedimentos.
  • Disponibilidade do Morador: Moradores, mantenham-se acessíveis (telefone próximo) no horário agendado para a chegada da PESSOA AUTORIZADA, para que a autorização seja dada rapidamente.

Perguntas Frequentes (FAQ)

  • "Posso usar a entrada social se a de serviço estiver muito cheia?"Não. É imprescindível utilizar o acesso designado para PESSOAS AUTORIZADAS. Usar a entrada social pode resultar em redirecionamento ou recusa de entrada, causando atrasos.
  • "E se o morador não atender o telefone para autorizar minha entrada?"A equipe da Vigivel tentará contatar o morador algumas vezes. Caso não consiga, a PESSOA AUTORIZADA poderá ser solicitada a aguardar ou, em última instância, ter a entrada negada até que a autorização seja obtida. É responsabilidade do morador garantir sua disponibilidade.
  • "Preciso deixar minha identidade na portaria?"As políticas de retenção de documentos variam. Em geral, é feita uma identificação e registro dos dados. Siga as orientações da equipe da Vigivel no momento da entrada.
  • "Há algum aplicativo ou sistema de pré-autorização que o morador possa usar?"Sim. Muitos condomínios utilizam sistemas de gestão de acesso como o Vigivel Portaria, que permite ao morador pré-autorizar a entrada de PESSOAS AUTORIZADAS, inclusive gerando QR Codes. Consulte o síndico ou a administração para mais informações.

Orientações Abrangentes para Fornecedores e Prestadores de Serviço Comerciais

Prezado(a) Fornecedor(a),

Estas orientações detalhadas aplicam-se principalmente a prestadores de serviço comerciais e fornecedores (entregas, manutenções, obras, instalações). Para visitantes sociais, familiares, diaristas e cuidadores, o processo de acesso é mais simplificado, podendo ser realizado através de pré-autorização via aplicativo Vigivel Portaria com QR Code. Consulte o morador solicitante sobre qual processo se aplica ao seu caso.

Bem-vindo(a) ao nosso condomínio! Para assegurar um acesso seguro, eficiente e sem intercorrências, compilamos estas orientações detalhadas. Elas foram desenvolvidas para otimizar sua experiência e garantir a conformidade com as normas de segurança e convivência de nossa comunidade. Pedimos a sua atenção a cada ponto, pois a sua colaboração é fundamental para a fluidez das operações e a segurança de todos os moradores e usuários das áreas comuns.

1. Acesso e Uso do Elevador

  • Elevadores Sociais vs. de Serviço:
  • Priorize sempre o elevador de serviço (ou carga). Estes são projetados para suportar o transporte de materiais e equipamentos sem impactar a circulação dos moradores.
  • O uso do elevador social por fornecedores é restrito e geralmente permitido apenas em casos de pequenas entregas ou serviços que não envolvam materiais volumosos, e somente com autorização explícita do morador e da portaria.
  • Chamada e Seleção de Andar:
  1. Localize o Painel: Ao chegar ao hall dos elevadores, identifique o painel de controle.
  1. Insira o Andar: Digite o número do andar do apartamento do morador que solicitou o serviço (ex: se o morador está no 15º andar, digite "15").
  1. Aguarde a Designação: Muitos de nossos elevadores são inteligentes. Aguarde a indicação de qual cabine (A, B, C) você deve entrar.
  1. Deslocamento Direto: O sistema geralmente levará você diretamente ao andar desejado, sem paradas intermediárias.
  • Dicas Importantes:
  • Não Bloqueie a Porta: Evite segurar as portas do elevador por tempo prolongado, seja com as mãos, pés ou objetos, para não danificar o mecanismo ou causar atrasos.
  • Cuidado com Cargas: Ao transportar equipamentos ou materiais, tenha atenção para não arranhar paredes, espelhos ou portas do elevador. Utilize proteções adequadas se necessário.
  • Capacidade Máxima: Respeite sempre a capacidade máxima de pessoas e peso indicada no interior do elevador.

2. Processo de Cadastramento

Para a segurança e controle de acesso, todo fornecedor ou prestador de serviço deve passar por um processo de cadastramento na primeira visita e, em alguns casos, em visitas subsequentes. Este procedimento é fundamental para a segurança de todos.

  • Por Que o Cadastramento é Essencial?
  • Segurança: Permite que a administração e a Vigivel saibam quem está dentro do condomínio, protegendo moradores e patrimônio.
  • Rastreabilidade: Em caso de incidentes ou emergências, temos um registro claro de quem esteve no local.
  • Prevenção: Ajuda a coibir acessos não autorizados ou atividades ilícitas.
  • Informações Solicitadas (Prepare-se para Fornecer):
  • Nome Completo: Para identificação pessoal precisa.
  • CPF/RG: Documento de identificação com foto.
  • Empresa que Representa: Nome completo da empresa ou organização (se autônomo, mencionar).
  • Telefone de Contato: Um número válido para contato imediato, se necessário.
  • Tipo de Serviço: Descrição clara da atividade a ser realizada (ex: "instalação de internet", "entrega de alimentos", "reparo elétrico").
  • Morador Solicitante: Nome completo do morador e número da unidade.
  • O Processo de Registro:
  1. Apresentação de Documento: Tenha em mãos um documento de identificação original com foto (RG, CNH ou Passaporte).
  1. Registro de Dados: A equipe da portaria registrará seus dados em nosso sistema.
  1. Coleta de Imagem: Uma foto sua pode ser tirada no local para associação ao seu registro, garantindo a rápida identificação em futuras visitas.
  1. Entrega de Credencial Temporária: Você poderá receber um crachá ou cartão de acesso temporário. Use-o de forma visível durante toda a sua permanência no condomínio.
  • Política de Dados: As informações coletadas são para uso exclusivo do condomínio e da Vigivel para fins de segurança e controle de acesso, conforme a legislação vigente de proteção de dados.

3. Horários de Acesso e Operação

Para manter a ordem e o bem-estar de nossa comunidade, existem horários específicos para a realização de serviços e entregas.

  • Horário Padrão para Serviços:
  • De segunda a sexta-feira: das 08:00h às 17:00h
  • Sábados: das 08:00h às 12:00h
  • Domingos e Feriados: Não são permitidos serviços e entregas não essenciais.
  • Serviços que Geram Ruído:
  • Serviços que produzam ruído excessivo (ex: obras, reformas, uso de ferramentas barulhentas) são permitidos exclusivamente de segunda a sexta-feira, das 09:00h às 16:00h.
  • A execução fora destes horários pode resultar na interrupção do serviço.
  • Exceções e Emergências:
  • Casos de emergência (vazamentos, panes elétricas que afetem a segurança, etc.) podem ser autorizados fora do horário comercial, mediante comunicação e aprovação prévia da portaria e, se possível, do síndico ou administração.
  • Atenção do Morador: O morador solicitante é responsável por informar e garantir que o fornecedor esteja ciente e cumpra os horários estabelecidos.

4. Orientação de Acesso e Circulação

É fundamental que você, como fornecedor, compreenda as rotas e áreas designadas para seu trânsito, minimizando interrupções e garantindo a segurança.

  • Entrada de Veículos:
  • Portão Designado: A entrada e saída de veículos de serviço deve ser feita exclusivamente pelo portão de serviço. O acesso pelo portão social é estritamente proibido para veículos de fornecedores.
  • Tamanho e Tipo de Veículo: Informe à portaria se o veículo possui dimensões incomuns (ex: caminhões de grande porte) para que a entrada seja coordenada de forma segura.
  • Estacionamento:
  • Vagas Delimitadas: Estacione apenas em vagas de visitantes ou áreas especificamente designadas para fornecedores.
  • Não Bloqueie: Jamais estacione em frente a portões, vagas de moradores, rampas de acesso, áreas de manobra ou em locais que possam obstruir a circulação de veículos e pedestres ou dificultar a saída de emergência.
  • Morador como Guia: Caso haja dúvidas, o morador solicitante deve indicar previamente o local de estacionamento ou a portaria pode fornecer orientações.
  • Fluxo Interno e Áreas Restritas:
  • Rota Direta: Após o acesso, dirija-se diretamente à unidade do morador ou à área onde o serviço será executado.
  • Não Circule em Áreas Comuns: Evite circular em áreas sociais (piscinas, salões de festa, academias) a menos que seu serviço esteja explicitamente relacionado a elas e tenha sido previamente autorizado.
  • Acompanhamento: Em algumas situações, a equipe de segurança ou o morador poderá solicitar o acompanhamento para serviços em áreas comuns.

5. Transporte de Equipamentos e Materiais

O transporte adequado de suas ferramentas e materiais é essencial para a preservação do patrimônio e a segurança de todos.

  • Embalagem e Proteção:
  • Materiais e ferramentas devem ser transportados em embalagens seguras ou carrinhos apropriados para evitar danos ao piso, paredes e elevadores.
  • Utilize lonas ou plásticos de proteção ao movimentar itens que possam sujar ou danificar superfícies.
  • Materiais Perigosos/Químicos:
  • O transporte e manuseio de produtos químicos, inflamáveis ou materiais perigosos deve ser comunicado previamente à portaria para avaliação e autorização.
  • Siga as normas de segurança para o manuseio e descarte desses materiais.
  • Descarte de Resíduos:
  • É de sua responsabilidade remover todos os resíduos gerados pelo seu trabalho.
  • Em hipótese alguma utilize as lixeiras do condomínio (orgânico, reciclável, etc.) para descarte de entulho, embalagens grandes ou lixo de obra.
  • A área deve ser deixada limpa e organizada após a conclusão do serviço.

6. Normas de Conduta e Convivência

A sua postura profissional contribui diretamente para a harmonia e segurança de nosso condomínio. Agradecemos sua atenção aos seguintes pontos:

  • Identificação: Mantenha sempre sua credencial de acesso visível.
  • Vestimenta: Utilize vestimenta adequada e profissional para a realização do seu serviço.
  • Respeito e Urbanidade: Trate moradores, outros funcionários e a equipe da portaria com respeito e cordialidade.
  • Volume: Mantenha o volume da voz, rádios ou outros aparelhos em um nível discreto, especialmente nas áreas comuns.
  • Proibido Fumar: É proibido fumar em todas as áreas comuns internas do condomínio, incluindo elevadores, halls e garagens. Consulte a portaria sobre áreas permitidas, se houver.
  • Restrições: Não é permitido o consumo de bebidas alcoólicas nas dependências do condomínio.
  • Privacidade: Respeite a privacidade dos moradores. Não adentre em unidades alheias ou em áreas restritas sem autorização explícita.
  • Crianças e Animais: Tenha atenção e cuidado ao circular por áreas onde crianças e animais de estimação possam estar presentes.

Agradecemos a sua compreensão e colaboração para que a sua visita e o serviço prestado sejam realizados da melhor forma possível, garantindo a segurança e o conforto de todos.

Roteiro de Questionário para Fornecedores: Garantindo Acesso Seguro e Eficiente

Prezado(a) Fornecedor(a) / Prestador(a) de Serviço,

Bem-vindo(a) ao nosso condomínio! Para mantermos um ambiente seguro, organizado e eficiente para todos os moradores e visitantes, a equipe de portaria, em parceria com a Vigivel, realiza um breve questionário antes de autorizar seu acesso. Este procedimento é fundamental para garantir a segurança de todos, controlar o fluxo de pessoas e veículos, e assegurar que suas atividades estejam alinhadas com as normas internas do condomínio. Sua colaboração e compreensão são essenciais para que o processo seja rápido e sem intercorrências.

1

1. Identificação Pessoal do Fornecedor

A Vigivel solicitará suas informações pessoais para registrar sua presença no condomínio. Este passo é crucial para garantir a rastreabilidade e a segurança, permitindo que saibamos quem está em nossas instalações e possamos contatá-lo(a) em caso de necessidade.

Exemplos de Perguntas Essenciais:

  • "Qual o seu nome completo, por favor?"
  • "Poderia apresentar um documento de identificação original com foto (RG, CNH, Passaporte ou outro documento oficial) para confirmarmos seus dados e o registrarmos no sistema?"
  • "Qual o seu CPF?"
  • "Um número de telefone para contato durante sua permanência no condomínio, se necessário?"

Por Que Esta Informação é Necessária:

  • Segurança: Permite a identificação precisa de todas as pessoas que acessam o condomínio.
  • Rastreabilidade: Cria um registro de quem esteve nas instalações, fundamental em situações de emergência ou para investigações.
  • Conformidade Legal: Atende às exigências de segurança e controle de acesso, em respeito à LGPD e outras regulamentações.

Dica para o Fornecedor: Tenha sempre em mãos um documento de identificação válido e com foto. A agilidade no processo depende da sua cooperação.

2

2. Informações do Morador Solicitante

Será solicitado o nome do morador que o(a) aguarda, bem como os dados da unidade. Esta verificação é indispensável para confirmar a autorização do seu acesso e direcioná-lo(a) corretamente, evitando entradas não autorizadas e protegendo a privacidade dos nossos residentes.

Exemplos de Perguntas Essenciais:

  • "Qual o nome completo do morador que solicitou seus serviços?"
  • "Para qual unidade o(a) senhor(a) se dirige (Ex: Apartamento 101, Bloco B, Casa 15)?"
  • "O morador já comunicou sua chegada à portaria?"

Por Que Esta Informação é Necessária:

  • Autorização: Confirma que você possui permissão para entrar e realizar o serviço.
  • Privacidade e Segurança: Garante que o acesso seja feito apenas à unidade do morador que o(a) solicitou.
  • Direcionamento: Ajuda a portaria a indicar a melhor rota e o elevador de serviço, se aplicável.

Dica para o Fornecedor: Confirme previamente com o morador solicitante seu nome completo e o número exato da unidade. Peça para que ele(a) informe a portaria sobre sua chegada.

3

3. Detalhes do Motivo do Acesso e Serviço

Precisamos entender a natureza da sua visita e o tipo de serviço que será executado. Esta informação nos ajuda a gerenciar o fluxo de atividades no condomínio, verificar a conformidade com as regras de horários e uso de áreas, e antecipar quaisquer necessidades ou precauções de segurança.

Exemplos de Perguntas Essenciais:

  • "Qual o motivo da sua visita hoje? (Ex: Instalação de internet, entrega de móveis, manutenção elétrica, limpeza de ar condicionado)"
  • "Qual a descrição do serviço que será realizado na unidade do morador?"
  • "Há previsão de duração para o serviço?"
  • "Serão utilizados equipamentos ou materiais que gerem ruído excessivo, odores fortes ou grande volume de resíduos?"
  • "Haverá necessidade de acesso a áreas comuns além da unidade do morador (Ex: Casa de máquinas, telhado, área de carga e descarga)?"

Por Que Esta Informação é Necessária:

  • Controle de Atividades: Ajuda a garantir que os serviços estão em conformidade com o regimento interno, especialmente em relação a horários de obras e ruídos.
  • Prevenção de Incidentes: Permite que a portaria esteja ciente de atividades que possam requerer atenção especial ou causar alguma interrupção.
  • Logística Interna: Facilita a coordenação do uso de elevadores de serviço e áreas de carga/descarga.

Dica para o Fornecedor: Seja claro e específico na descrição do seu serviço. Caso envolva ruído, grande volume de material ou áreas específicas, certifique-se de que o morador já obteve as autorizações necessárias.

4

4. Informações da Empresa ou Autônomo Representado

Será solicitado o nome da empresa ou, no caso de autônomos, a identificação como profissional independente. Este dado adiciona uma camada de profissionalismo e responsabilidade à sua visita, permitindo ao condomínio ter um registro completo dos fornecedores e, se necessário, contatar a empresa em caso de qualquer eventualidade ou para verificação de credibilidade.

Exemplos de Perguntas Essenciais:

  • "Para qual empresa o(a) senhor(a) presta serviço ou representa hoje?"
  • "Qual o CNPJ da empresa, se aplicável?"
  • "Caso seja autônomo(a), qual a sua área de especialização?"

Por Que Esta Informação é Necessária:

  • Responsabilidade Jurídica: Ajuda a estabelecer a responsabilidade da empresa ou do profissional autônomo.
  • Credibilidade: Permite ao condomínio verificar referências ou registros da empresa, se necessário.
  • Comunicação: Facilita o contato posterior com a empresa em caso de dúvidas ou necessidade de acompanhamento.

Dica para o Fornecedor: Tenha o nome completo e, se possível, o CNPJ da empresa que representa. Se for autônomo(a), esteja pronto(a) para informar sua área de atuação.

5

5. Documentação Adicional (Quando Aplicável)

Em alguns casos, especialmente para serviços de maior complexidade, obras ou instalações, pode ser solicitada documentação comprobatória adicional. Esta medida visa assegurar a conformidade legal e a qualidade dos serviços prestados, protegendo o patrimônio e os moradores do condomínio.

Exemplos de Documentos Solicitados:

  • ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) / RRT (Registro de Responsabilidade Técnica): Para serviços de engenharia e arquitetura.
  • Notas Fiscais / Ordens de Serviço: Para comprovar a natureza do trabalho e o solicitante.
  • Seguro de Responsabilidade Civil: Para atividades de risco.
  • Certificações de Equipamentos: Em casos específicos.

Por Que Esta Informação é Necessária:

  • Garantia Legal e Técnica: Assegura que o serviço será executado por profissionais habilitados e com a devida responsabilidade.
  • Proteção do Condomínio: Minimiza riscos de danos, acidentes e responsabilidades futuras.

Dica para o Fornecedor: Para serviços que exigem documentação específica (obras, instalações elétricas/hidráulicas, etc.), verifique com o morador ou a administração do condomínio quais documentos são necessários e tenha-os em formato físico ou digital para apresentação.

6

6. Tempo Estimado do Processo de Triagem

Compreendemos que seu tempo é valioso. O processo de questionário na portaria é projetado para ser o mais rápido possível, geralmente levando apenas alguns minutos. No entanto, o tempo pode variar dependendo do fluxo de acessos e da complexidade da sua visita. Contribua para a agilidade tendo todas as informações prontas.

Estimativa de Tempo:

  • Acesso Simples (Entregas): 1 a 3 minutos.
  • Serviços com Cadastro Rápido: 3 a 5 minutos.
  • Serviços que Exigem Verificação Detalhada ou Documentação: 5 a 10 minutos ou mais, dependendo da necessidade.

Por Que Esta Informação é Importante:

  • Gestão de Expectativas: Ajuda você a planejar sua chegada e a evitar atrasos no seu cronograma.
  • Otimização do Fluxo: Permite que a portaria otimize o atendimento, especialmente em horários de pico.

Dica para o Fornecedor: Considere um pequeno tempo de espera ao planejar sua chegada, especialmente se for sua primeira visita ou se o serviço for complexo. Chegar com alguns minutos de antecedência pode fazer a diferença.

7

7. Em Caso de Dúvidas ou Necessidade de Orientação

Sua segurança e a fluidez de seu trabalho são importantes para nós. Caso tenha qualquer dúvida durante o processo de acesso, precise de orientações sobre as regras do condomínio ou enfrente alguma dificuldade, nossa equipe da portaria está pronta para ajudar. Não hesite em nos contatar.

A Quem Recorrer:

  • Equipe da Portaria: A primeira e principal fonte de informação e suporte. Eles estão treinados para auxiliá-lo(a).
  • Administração do Condomínio: Para questões mais complexas que a portaria não possa resolver imediatamente, ou para autorizações específicas.
  • Morador Solicitante: Sempre mantenha contato com o morador que o(a) chamou para quaisquer detalhes específicos da unidade ou do serviço.

Por Que Esta Orientação é Necessária:

  • Suporte Contínuo: Garante que você tenha um ponto de contato para resolver qualquer problema.
  • Evitar Mal-entendidos: Ajuda a prevenir erros ou infrações às regras do condomínio.

Dica para o Fornecedor: Sinta-se à vontade para fazer perguntas à portaria. Uma comunicação clara evita problemas e torna sua visita mais produtiva.

Fluxograma Detalhado para Liberação de Acesso de Fornecedores

Em um condomínio, a segurança e a organização são pilares fundamentais para garantir a tranquilidade e bem-estar de todos os moradores. Para otimizar o controle de acesso de prestadores de serviço e fornecedores, elaboramos um fluxograma claro e objetivo que padroniza as etapas, desde a chegada do profissional até a sua entrada autorizada ou a eventual negação de acesso. Este guia visual não apenas facilita a compreensão do processo pela equipe de portaria e pelos próprios fornecedores, mas também reforça o compromisso do condomínio com a eficiência e a proteção do ambiente e de seus residentes.

Entendendo o Fluxograma: Processo Passo a Passo

Este fluxograma detalha as etapas cruciais para a liberação de acesso de fornecedores, assegurando que apenas pessoas autorizadas e com propósito claro entrem no condomínio, mantendo um alto nível de segurança e controle.

01

Chegada do Fornecedor à Portaria

O processo inicia-se com a chegada do fornecedor ou prestador de serviço ao ponto de controle de acesso do condomínio.

02

Solicitação de Identificação Pessoal

A equipe de segurança solicita a identificação completa do fornecedor, incluindo nome completo, número de documento (RG, CNH, Passaporte) e, se necessário, CPF para registro no sistema de controle de acesso da Vigivel.

03

Verificação de Informações do Morador e Unidade

O fornecedor deve informar o nome completo do morador que o aguarda e o número exato da unidade a ser visitada (apartamento, bloco, casa).

04

Detalhamento do Motivo do Acesso e Serviço

É solicitado o motivo da visita (ex: instalação, entrega, manutenção) e uma breve descrição do serviço a ser realizado. Informações sobre a empresa representada ou a condição de autônomo também são coletadas.

05

Contato com o Morador para Autorização

A equipe de portaria entra em contato com o morador solicitante para confirmar a solicitação do serviço e obter autorização formal para a entrada do fornecedor.

06

Decisão de Acesso


  • Se Autorizado: Caso o morador confirme e autorize o acesso, o fornecedor é registrado no sistema, recebe uma credencial temporária (se aplicável) e tem sua entrada liberada para a unidade indicada.
  • Se Negado: Se o morador não autorizar, não puder ser contatado, ou houver alguma inconsistência, o acesso é impedido. O fornecedor é orientado sobre o motivo da negação e a necessidade de reagendamento ou regularização.


Pontos de Atenção

  • Documentação: O fornecedor deve sempre ter em mãos um documento de identificação original com foto. Para serviços específicos (ex: obras, instalações elétricas), documentos adicionais como ART/RRT ou notas fiscais podem ser solicitados.
  • Comunicação Prévia: É crucial que o morador comunique previamente à portaria sobre a chegada de qualquer fornecedor, informando nome, empresa e horário previsto, para agilizar o processo.
  • Regras do Condomínio: Fornecedores devem estar cientes e seguir as regras internas do condomínio, especialmente quanto a horários de trabalho, uso de áreas comuns e descarte de resíduos.
  • Credenciamento: Alguns condomínios podem exigir um pré-credenciamento de empresas ou profissionais que realizam serviços recorrentes.

Tempo Médio de Cada Etapa

O tempo de triagem pode variar conforme o fluxo e a complexidade. Ter todas as informações e documentos prontos é fundamental para a agilidade:

  • Acesso Simples (Entregas rápidas, sem contato com morador): 1 a 3 minutos.
  • Serviços com Cadastro Rápido (Informações básicas já prontas): 3 a 5 minutos.
  • Serviços que Exigem Verificação Detalhada ou Documentação Adicional: 5 a 10 minutos, podendo se estender em casos de inconsistências.

Casos Especiais

  • Emergências: Em situações de emergência (vazamentos, panes elétricas), a portaria pode acionar protocolos diferenciados, priorizando a entrada rápida do profissional após verificação mínima.
  • Grandes Entregas/Mudanças: Devem ser agendadas e aprovadas previamente pela administração, com horários e regras específicas para o uso de elevadores de serviço e áreas de carga/descarga.
  • Fornecedores Recorrentes: Profissionais ou empresas que prestam serviços regularmente podem ter um cadastro simplificado, mas a autorização do morador é sempre mandatório.
  • Conflito de Informações: Em caso de divergência entre as informações do fornecedor e as do morador, o acesso será retido até a completa elucidação da situação.

Política de Acesso Vigivel: Esclarecimentos Importantes

A Vigivel não realiza liberações de visitantes ou fornecedores via WhatsApp. Esta medida é essencial para a segurança, combatendo o alto índice de clonagem de celulares, golpes e tentativas de fraude que podem comprometer o acesso ao condomínio ou empresa.

Procedimentos Corretos para Liberação e Ações Urgentes

Sempre que precisar de liberação imediata ou tratativas operacionais, utilize os canais oficiais:

  • 📞 Telefone da Central de Operações: (45) 3037-6079
  • 📲 Aplicativo Vigivel Portaria: Para liberação de visitantes e fornecedores, autorizações de acesso, registros e solicitações formais.

Compromisso com a Segurança

Esses protocolos são parte da política de segurança da Vigivel, desenvolvidos para:

  • Proteger moradores, colaboradores e patrimônios.
  • Garantir a rastreabilidade completa das autorizações.
  • Evitar acessos indevidos por fraude ou engenharia social.
  • Manter a conformidade com as melhores práticas de segurança eletrônica.

A colaboração de todos no cumprimento desses procedimentos é fundamental para um ambiente seguro, organizado e confiável.

🚫 Entregadores que NÃO podem acessar o condomínio

Salvo exceções formalmente autorizadas, os seguintes tipos de entregadores NÃO entram nas áreas internas nem circulam pelo condomínio, visando a segurança de todos:

Entregadores de Aplicativos

Como iFood, Uber Eats, Rappi.

❌ Não acessam áreas comuns nem torres.

✅ Entrega deve ocorrer na portaria ou ponto definido pelo condomínio.

Entregadores Avulsos / Autônomos

Sem cadastro prévio ou vínculo comprovado.

❌ Acesso automaticamente negado por falta de identificação formal.

Correios e Transportadoras

Quando não há armário inteligente, protocolo de recebimento ou autorização do síndico.

❌ Não circulam internamente.

✅ Apenas entrega assistida na portaria, se prevista em norma.

Entregadores Fora do Horário Permitido

Mesmo cadastrados, o acesso é bloqueado por regra operacional se fora da janela autorizada pelo condomínio.

Entregadores sem Identificação Válida

Sem documento, uniforme ou pedido rastreável.

❌ Acesso automaticamente negado por motivos de segurança.

⚠️ Exceções: Quando podem acessar?

O acesso de entregadores às áreas internas é permitido somente se TODAS as condições abaixo forem atendidas:

01

Autorização Prévia

Do síndico ou morador via sistema/aplicativo Vigivel.

02

Cadastro Ativo

Registro válido no sistema de controle de acesso Vigivel.

03

Conformidade com NGA

Procedimento alinhado à Norma Geral de Ação (NGA) do condomínio.

04

Acesso Pontual e Monitorado

Sempre monitorado, registrado e, preferencialmente, acompanhado.

🎯 Diretriz Estratégica da Vigivel

Entregador não é visitante, nem prestador fixo; logo, não possui direito de circulação interna. Esta diretriz reduz significativamente:

  • Risco jurídico e patrimonial.
  • Risco à integridade de moradores.
  • Conflitos de responsabilidade em caso de ocorrência.