Deverá o síndico/Gestor elaborar as regras para reserva de salão de festa, esse documento será anexado à plataforma para que quando o morador solicitar a reserva tenha acesso às informações relevantes da reserva, como taxas, datas e horas disponíveis, assim como regras para reserva e utilização.
Ao solicitar a reserva o morador irá dar o ciente das regras amparando o condomínio em caso de necessidade e cobrança de taxas dos moradores, para mudanças o MORADOR deverá realizar a solicitação através do PORTAL DO MORADOR ou APP VIGIVEL PORTER conforme podemos ver no vídeo abaixo e seguira o fluxo a seguir;
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Solicitação
Morador faz a reserva pelo aplicativo ou portal.
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Autorização
Síndico acessa o PORTAL DO SÍNDICO e autoriza a reserva.
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Confirmação
Sistema envia e-mail de confirmação ao morador.
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Lista de Convidados
Morador inclui a relação de convidados no sistema.
Use o VIGIVEL PORTARIA ou o PORTAL DO MORADOR para iniciar sua reserva.
2
Escolha a Data
Selecione a data desejada e verifique a disponibilidade no sistema.
3
Confirme a Reserva
Aceite o termo de responsabilidade e aguarde a confirmação do síndico.
INCLUINDO LISTA DE CONVIDADOS
Caso você tenha convidados e já queira os deixar autorizados para acesso ao condomínio, bastar seguir as orientações contidas no vídeo a seguir;
AUTORIZAÇÃO DE RESERVA AUTOMÁTICA
Autorização para utilização do salão de festa poderá ser feita no sistema da Vigivel de duas forma diferentes, procure o sindico(a) do seu condomínio para entender como está parametrizada para vocês uma delas é forma AUTOMATICA e a outra dependerá de LIBERAÇÃO GERENCIADA PELO SINDICO;
Como funciona a liberação automática?
O sistema verifica automaticamente a disponibilidade da data solicitada. Se disponível, a reserva é confirmada instantaneamente. Um e-mail de confirmação é enviado ao morador.
O que fazer após a confirmação?
Após receber o e-mail de confirmação, responda com a lista de convidados. Isso agilizará o acesso de seus convidados no dia do evento.
GERÊNCIAMENTO DE SALÃO DE FESTAS e MUDANÇAS
Organize as reservas do salão de festas e mudanças com facilidade e segurança.
AUTORIZAÇÃO DE RESERVA
Sempre que solicitado reserva do salão de festas o SÍNDICO/GESTOR deverá providenciar a autorização via PORTAL DO SÍNDICO, a liberação deverá respeitar os critérios elaborados pelo condomínio e será feita pelo síndico de forma individual, levando em consideração as regras de cada condomínio, alguns moradores podem ter suas reservas a áreas comuns bloqueadas por inúmeros fatores.
Abaixo veremos como o SÍNDICO ou GESTOR poderá gerenciar as RESERVAS solicitadas pelos MORADORES;
Solicitação de Reserva
O morador solicita a reserva do salão de festas através do Portal do Síndico, informando data, hora e motivo do evento.
Análise do Síndico
O síndico analisa a solicitação e verifica a disponibilidade do salão, a data e a capacidade do evento. Ele também considera as regras do condomínio.
Liberação da Reserva
Se a reserva for aprovada, o síndico libera o salão para o morador, informando os detalhes da reserva e as regras a serem seguidas.
GERENCIANDO AS RESERVAS
O síndico ou gestor pode gerenciar as reservas do salão de festas e mudanças através do Portal do Síndico. A plataforma oferece recursos para visualizar, editar e cancelar reservas, além de controlar o acesso ao salão e monitorar o cumprimento das regras.
VISUALIZAÇÃO
O síndico pode visualizar todas as reservas do salão de festas, incluindo datas, horários, nomes dos moradores e motivos dos eventos.
EDIÇÃO
O síndico pode editar as reservas, caso necessário, alterando datas, horários ou outras informações relevantes.
CANCELAMENTO
O síndico pode cancelar as reservas, se necessário, por motivos como falta de pagamento, descumprimento das regras ou outras situações justificáveis.
CANCELAMENTO DA RESERVA
O morador pode cancelar a reserva do salão de festas através do aplicativo Vigivel Portaria. A plataforma permite o cancelamento online, com instruções claras e fáceis de seguir, alguns condôminos irão estabelecer regras para o cancelamento, bem como tempo mínimo para realização de tal procedimento, exemplo, 48hs de antecedência a reserva feita, para saber a situação do seu condominio procure o sindico(a);
Como Cancelar a Reserva
Acesse App Vigivel Portaria e entre na sua conta.
Encontre a sua reserva do salão de festas e clique na opção "Cancelar Reserva".
Siga as instruções na tela para finalizar o cancelamento.