Deverá o síndico/Gestor elaborar as regras para reserva de salão de festa, esse documento será anexado à plataforma para que quando o morador solicitar a reserva tenha acesso às informações relevantes da reserva, como taxas, datas e horas disponíveis, assim como regras para reserva e utilização.
Ao solicitar a reserva o morador irá dar o ciente das regras amparando o condomínio em caso de necessidade e cobrança de taxas dos moradores, para mudanças o MORADOR deverá realizar a solicitação através do PORTAL DO MORADOR ou APP VIGIVEL PORTER conforme podemos ver no vídeo abaixo e seguira o fluxo a seguir;
1
Solicitação
Morador faz a reserva pelo aplicativo ou portal.
2
Autorização
Síndico acessa o PORTAL DO SÍNDICO e autoriza a reserva.
3
Confirmação
Sistema envia e-mail de confirmação ao morador.
4
Lista de Convidados
Morador inclui a relação de convidados no sistema.
Use o VIGIVEL PORTARIA ou o PORTAL DO MORADOR para iniciar sua reserva.
2
Escolha a Data
Selecione a data desejada e verifique a disponibilidade no sistema.
3
Confirme a Reserva
Aceite o termo de responsabilidade e aguarde a confirmação do síndico.
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Este guia rápido explica como agendar áreas comuns como o salão de festas e entender o status dos agendamentos.
Fazendo a Reserva Abra o aplicativo Vigivel Porter New e acesse a seção de "Agendamento".
Serão exibidas as áreas comuns cadastradas. Selecione, por exemplo, "Salão de Festa".
Um calendário aparecerá. Você verá marcações coloridas para ajudar na sua escolha:
Ícone colorido: Seus próprios eventos já cadastrados.
Amarelo: Feriados, quando a reserva pode ser proibida.
Impedido: Dias que já têm agendamento de outros moradores ou estão em manutenção.
Clique no dia que você deseja agendar.
Em seguida, clique em "Agendar".
Finalizando o Agendamento Confirme a data e, no campo "Observação", inclua informações como "festa de aniversário", ou qualquer detalhe relevante para o síndico ou administrador.
O sistema já mostrará o valor da locação, conforme as regras do seu condomínio.
Clique em "Salvar".
Verificando o Status do Agendamento Após salvar, uma mensagem de "Sucesso, agendamento realizado e aguardando aprovação do síndico/administrador" aparecerá.
No calendário, o dia que você reservou terá uma bolinha verde, indicando que a solicitação foi enviada e está pendente de aprovação.
INCLUINDO LISTA DE CONVIDADOS
Caso você tenha convidados e já queira os deixar autorizados para acesso ao condomínio, bastar seguir as orientações contidas no vídeo a seguir;
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Este guia rápido explica como agendar áreas comuns e incluir a lista de convidados ou observações relevantes.
Fazendo um Agendamento No aplicativo, acesse a seção de "Agendamentos" e selecione a área desejada, como "Salão de Festa".
Um calendário será exibido. Escolha o dia que você quer reservar.
Clique em "Agendar" na parte inferior da tela e confirme a data.
Defina um horário de início para o agendamento (o horário não precisa ser exato).
Clique em "Avançar".
Adicionando Convidados e Observações No campo "Observação", adicione informações importantes.
É aqui que você deve inserir a lista de convidados para que a portaria tenha o nome das pessoas autorizadas.
Você também pode incluir observações relevantes para os operadores, como "direcione os convidados para o salão de festas" ou instruções de como chegar.
Ao final da tela, selecione a caixa para aceitar os termos de uso.
Clique em "Salvar".
Uma mensagem de confirmação de agendamento bem-sucedido será exibida. Se houver alguma reserva já feita para o dia e horário que você escolheu, o sistema irá avisá-lo.
AUTORIZAÇÃO DE RESERVA AUTOMÁTICA
Autorização para utilização do salão de festa poderá ser feita no sistema da Vigivel de duas forma diferentes, procure o sindico(a) do seu condomínio para entender como está parametrizada para vocês uma delas é forma AUTOMATICA e a outra dependerá de LIBERAÇÃO GERENCIADA PELO SINDICO;
Como funciona a liberação automática?
O sistema verifica automaticamente a disponibilidade da data solicitada. Se disponível, a reserva é confirmada instantaneamente. Um e-mail de confirmação é enviado ao morador.
O que fazer após a confirmação?
Após receber o e-mail de confirmação, responda com a lista de convidados. Isso agilizará o acesso de seus convidados no dia do evento.
GERÊNCIAMENTO DE SALÃO DE FESTAS e MUDANÇAS
Organize as reservas do salão de festas e mudanças com facilidade e segurança.
AUTORIZAÇÃO DE RESERVA
Sempre que solicitado reserva do salão de festas o SÍNDICO/GESTOR deverá providenciar a autorização via PORTAL DO SÍNDICO, a liberação deverá respeitar os critérios elaborados pelo condomínio e será feita pelo síndico de forma individual, levando em consideração as regras de cada condomínio, alguns moradores podem ter suas reservas a áreas comuns bloqueadas por inúmeros fatores.
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Este guia é para síndicos e administradores que precisam aprovar agendamentos de áreas comuns feitos pelos moradores.
Acessando a Plataforma para Aprovação Você receberá um e-mail de notificação informando que há um novo agendamento pendente.
No e-mail, clique no link "Acessar o sistema".
Insira suas credenciais de síndico/administrador para fazer login.
Localizando o Agendamento Pendente Na tela inicial do sistema, procure a seção "Agendamentos". O sistema mostrará que há agendamentos a serem aprovados.
Clique no agendamento para ver os detalhes.
Você verá qual área comum foi solicitada (por exemplo, "Salão de Festa") e a data em que o agendamento foi feito.
Analisando e Aprovando o Agendamento Ao clicar no agendamento pendente, você verá as seguintes informações:
Nome do solicitante.
Unidade e bloco.
Observação (onde o morador pode ter inserido a lista de convidados ou outras informações).
Você terá as opções de "Aprovar" ou "Reprovar" o agendamento.
Clique em "Aprovar" e, em seguida, em "Salvar".
Uma mensagem de confirmação aparecerá, informando que o agendamento foi aprovado com sucesso. O morador também será notificado sobre a aprovação.
Dica: Você também pode acessar a plataforma diretamente a qualquer momento para verificar agendamentos pendentes, caso não consiga acompanhar os e-mails. Basta seguir o mesmo caminho: Agendamentos -> Área comum e clicar no dia marcado com a solicitação pendente.
Abaixo veremos como o SÍNDICO ou GESTOR poderá gerenciar as RESERVAS solicitadas pelos MORADORES;
Solicitação de Reserva
O morador solicita a reserva do salão de festas através do Portal do Síndico, informando data, hora e motivo do evento.
Análise do Síndico
O síndico analisa a solicitação e verifica a disponibilidade do salão, a data e a capacidade do evento. Ele também considera as regras do condomínio.
Liberação da Reserva
Se a reserva for aprovada, o síndico libera o salão para o morador, informando os detalhes da reserva e as regras a serem seguidas.
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Este guia rápido é para gestores que precisam aprovar ou reprovar solicitações de uso de áreas comuns, como salão de festas e agendamentos de mudança.
Acessando a Seção de Agendamentos Entre no aplicativo do portal de gestão.
Selecione o condomínio que você quer gerenciar (por exemplo, "Edifício Roma").
No menu principal, clique no ícone "Agendamentos".
Você verá uma faixa de alerta indicando que há agendamentos pendentes de aprovação.
Analisando e Respondendo a uma Solicitação Selecione o tipo de agendamento que deseja verificar (ex: "Salão de Festa", "Entrada de Mudança").
No calendário, procure pelas faixas laranjas, que indicam reservas pendentes.
Clique diretamente sobre a faixa laranja para abrir os detalhes da reserva.
Você verá informações como o nome do solicitante, o bloco e a unidade, a data e a observação que o morador incluiu. É importante ler essa observação, pois pode conter a lista de convidados ou detalhes do evento.
Em seguida, você terá as opções de "Aprovar" ou "Reprovar" o agendamento.
Clique na opção desejada e depois em "Salvar".
O morador que fez o agendamento receberá uma notificação por e-mail informando se a reserva foi aprovada ou reprovada.
GERENCIANDO AS RESERVAS
O síndico ou gestor pode gerenciar as reservas do salão de festas e mudanças através do Portal do Síndico. A plataforma oferece recursos para visualizar, editar e cancelar reservas, além de controlar o acesso ao salão e monitorar o cumprimento das regras.
VISUALIZAÇÃO
O síndico pode visualizar todas as reservas do salão de festas, incluindo datas, horários, nomes dos moradores e motivos dos eventos.
EDIÇÃO
O síndico pode editar as reservas, caso necessário, alterando datas, horários ou outras informações relevantes.
CANCELAMENTO
O síndico pode cancelar as reservas, se necessário, por motivos como falta de pagamento, descumprimento das regras ou outras situações justificáveis.
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Este guia irá mostrar como filtrar e gerar relatórios detalhados sobre os agendamentos de áreas comuns do seu condomínio na versão web.
Acessando a Ferramenta de Relatórios Na sua conta web, vá até a seção de "Relatórios".
Em seguida, clique em "Agendamentos".
Filtrando o Relatório Selecione a Área Comum: Utilize o filtro para escolher a área desejada (ex: salão de festa, piscina, quiosque). Caso existam várias, todas estarão disponíveis na lista.
Defina o Período: Use o filtro de data para selecionar a data de início e de fim. Você pode escolher datas passadas ou futuras para ver agendamentos já realizados ou os que estão por vir.
Observações: Marque a opção "Exibir observação" para incluir no relatório as notas que os moradores adicionaram ao fazer a reserva (ex: "festa de criança", "lista de convidados").
Clique em "Pesquisar" para visualizar os agendamentos.
Gerando o Relatório em PDF Após a pesquisa, o sistema exibirá os agendamentos correspondentes.
Para gerar o relatório, clique em "Gerar relatório".
Um arquivo em PDF será baixado, contendo os seguintes dados de cada agendamento:
Data do agendamento
Data de utilização
Horário de início
Valor
Observações inseridas pelo cliente
Esta funcionalidade oferece uma visão completa e organizada dos agendamentos, facilitando o gerenciamento das áreas comuns.
CANCELAMENTO DA RESERVA
O morador pode cancelar a reserva do salão de festas através do aplicativo Vigivel Portaria. A plataforma permite o cancelamento online, com instruções claras e fáceis de seguir, alguns condôminos irão estabelecer regras para o cancelamento, bem como tempo mínimo para realização de tal procedimento, exemplo, 48hs de antecedência a reserva feita, para saber a situação do seu condominio procure o sindico(a);
Como Cancelar a Reserva
Acesse App Vigivel Portaria e entre na sua conta.
Encontre a sua reserva do salão de festas e clique na opção "Cancelar Reserva".
Siga as instruções na tela para finalizar o cancelamento.
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Este guia rápido explica como cancelar um agendamento que você fez para uma área comum, como o salão de festas.
Passos para o Cancelamento
Abra o aplicativo e acesse o ícone de "Agendamentos".
Selecione a área comum que você agendou.
No calendário, procure o dia marcado com o ícone colorido que indica seu agendamento (geralmente um círculo verde).
Clique sobre o evento e, em seguida, deslize-o para o lado.
Você verá as opções de "Remover" e "Editar".
Clique em "Remover".
Uma mensagem de confirmação aparecerá. Confirme o cancelamento.
O agendamento será removido, e você receberá uma notificação por e-mail informando sobre o cancelamento. Ao voltar para o calendário, o ícone do agendamento não estará mais lá.