COMO SOLICITAR RESERVA DE SALÃO DE FESTA?

Deverá o síndico/Gestor elaborar as regras para reserva de salão de festa, esse documento será anexado à plataforma para que quando o morador solicitar a reserva tenha acesso às informações relevantes da reserva, como taxas, datas e horas disponíveis, assim como regras para reserva e utilização.

Ao solicitar a reserva o morador irá dar o ciente das regras amparando o condomínio em caso de necessidade e cobrança de taxas dos moradores, para mudanças o MORADOR deverá realizar a solicitação através do PORTAL DO MORADOR ou APP VIGIVEL PORTER conforme podemos ver no vídeo abaixo e seguira o fluxo a seguir;

1

Solicitação

Morador faz a reserva pelo aplicativo ou portal.

2

Autorização

Síndico acessa o PORTAL DO SÍNDICO e autoriza a reserva.

3

Confirmação

Sistema envia e-mail de confirmação ao morador.

4

Lista de Convidados

Morador inclui a relação de convidados no sistema.


RESERVAR e INCLUIR CONVIDADOS

RESERVAR UTILIZANDO O APP VIGIVEL PORTARIA

1

Acesse o Aplicativo

Use o VIGIVEL PORTARIA ou o PORTAL DO MORADOR para iniciar sua reserva.

2

Escolha a Data

Selecione a data desejada e verifique a disponibilidade no sistema.

3

Confirme a Reserva

Aceite o termo de responsabilidade e aguarde a confirmação do síndico.

Este guia rápido explica como agendar áreas comuns como o salão de festas e entender o status dos agendamentos.

  1. Fazendo a Reserva Abra o aplicativo Vigivel Porter New e acesse a seção de "Agendamento".

Serão exibidas as áreas comuns cadastradas. Selecione, por exemplo, "Salão de Festa".

Um calendário aparecerá. Você verá marcações coloridas para ajudar na sua escolha:

Ícone colorido: Seus próprios eventos já cadastrados.

Amarelo: Feriados, quando a reserva pode ser proibida.

Impedido: Dias que já têm agendamento de outros moradores ou estão em manutenção.

Clique no dia que você deseja agendar.

Em seguida, clique em "Agendar".

  1. Finalizando o Agendamento Confirme a data e, no campo "Observação", inclua informações como "festa de aniversário", ou qualquer detalhe relevante para o síndico ou administrador.

O sistema já mostrará o valor da locação, conforme as regras do seu condomínio.

Clique em "Salvar".

  1. Verificando o Status do Agendamento Após salvar, uma mensagem de "Sucesso, agendamento realizado e aguardando aprovação do síndico/administrador" aparecerá.

No calendário, o dia que você reservou terá uma bolinha verde, indicando que a solicitação foi enviada e está pendente de aprovação.

INCLUINDO LISTA DE CONVIDADOS

Caso você tenha convidados e já queira os deixar autorizados para acesso ao condomínio, bastar seguir as orientações contidas no vídeo a seguir;

Este guia rápido explica como agendar áreas comuns e incluir a lista de convidados ou observações relevantes.

  1. Fazendo um Agendamento No aplicativo, acesse a seção de "Agendamentos" e selecione a área desejada, como "Salão de Festa".

Um calendário será exibido. Escolha o dia que você quer reservar.

Clique em "Agendar" na parte inferior da tela e confirme a data.

Defina um horário de início para o agendamento (o horário não precisa ser exato).

Clique em "Avançar".

  1. Adicionando Convidados e Observações No campo "Observação", adicione informações importantes.

É aqui que você deve inserir a lista de convidados para que a portaria tenha o nome das pessoas autorizadas.

Você também pode incluir observações relevantes para os operadores, como "direcione os convidados para o salão de festas" ou instruções de como chegar.

Ao final da tela, selecione a caixa para aceitar os termos de uso.

Clique em "Salvar".

Uma mensagem de confirmação de agendamento bem-sucedido será exibida. Se houver alguma reserva já feita para o dia e horário que você escolheu, o sistema irá avisá-lo.

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MORADORES | Como faz a liberação de visitantes via lista de convidados | App Vigivel Portaria

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AUTORIZAÇÃO DE RESERVA AUTOMÁTICA

Autorização para utilização do salão de festa poderá ser feita no sistema da Vigivel de duas forma diferentes, procure o sindico(a) do seu condomínio para entender como está parametrizada para vocês uma delas é forma AUTOMATICA e a outra dependerá de LIBERAÇÃO GERENCIADA PELO SINDICO;

Como funciona a liberação automática?

O sistema verifica automaticamente a disponibilidade da data solicitada. Se disponível, a reserva é confirmada instantaneamente. Um e-mail de confirmação é enviado ao morador.

O que fazer após a confirmação?

Após receber o e-mail de confirmação, responda com a lista de convidados. Isso agilizará o acesso de seus convidados no dia do evento.

01:01

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VISITANTES | Como usar o link de abertura de porta | Portaria Remota

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GERÊNCIAMENTO DE SALÃO DE FESTAS e MUDANÇAS

Organize as reservas do salão de festas e mudanças com facilidade e segurança.

AUTORIZAÇÃO DE RESERVA

Sempre que solicitado reserva do salão de festas o SÍNDICO/GESTOR deverá providenciar a autorização via PORTAL DO SÍNDICO, a liberação deverá respeitar os critérios elaborados pelo condomínio e será feita pelo síndico de forma individual, levando em consideração as regras de cada condomínio, alguns moradores podem ter suas reservas a áreas comuns bloqueadas por inúmeros fatores.

Este guia é para síndicos e administradores que precisam aprovar agendamentos de áreas comuns feitos pelos moradores.

  1. Acessando a Plataforma para Aprovação Você receberá um e-mail de notificação informando que há um novo agendamento pendente.

No e-mail, clique no link "Acessar o sistema".

Insira suas credenciais de síndico/administrador para fazer login.

  1. Localizando o Agendamento Pendente Na tela inicial do sistema, procure a seção "Agendamentos". O sistema mostrará que há agendamentos a serem aprovados.

Clique no agendamento para ver os detalhes.

Você verá qual área comum foi solicitada (por exemplo, "Salão de Festa") e a data em que o agendamento foi feito.

  1. Analisando e Aprovando o Agendamento Ao clicar no agendamento pendente, você verá as seguintes informações:

Nome do solicitante.

Unidade e bloco.

Observação (onde o morador pode ter inserido a lista de convidados ou outras informações).

Você terá as opções de "Aprovar" ou "Reprovar" o agendamento.

Clique em "Aprovar" e, em seguida, em "Salvar".

Uma mensagem de confirmação aparecerá, informando que o agendamento foi aprovado com sucesso. O morador também será notificado sobre a aprovação.

Dica: Você também pode acessar a plataforma diretamente a qualquer momento para verificar agendamentos pendentes, caso não consiga acompanhar os e-mails. Basta seguir o mesmo caminho: Agendamentos -> Área comum e clicar no dia marcado com a solicitação pendente.

Abaixo veremos como o SÍNDICO ou GESTOR poderá gerenciar as RESERVAS solicitadas pelos MORADORES;

Solicitação de Reserva

O morador solicita a reserva do salão de festas através do Portal do Síndico, informando data, hora e motivo do evento.

Análise do Síndico

O síndico analisa a solicitação e verifica a disponibilidade do salão, a data e a capacidade do evento. Ele também considera as regras do condomínio.

Liberação da Reserva

Se a reserva for aprovada, o síndico libera o salão para o morador, informando os detalhes da reserva e as regras a serem seguidas.

Este guia rápido é para gestores que precisam aprovar ou reprovar solicitações de uso de áreas comuns, como salão de festas e agendamentos de mudança.

  1. Acessando a Seção de Agendamentos Entre no aplicativo do portal de gestão.

Selecione o condomínio que você quer gerenciar (por exemplo, "Edifício Roma").

No menu principal, clique no ícone "Agendamentos".

Você verá uma faixa de alerta indicando que há agendamentos pendentes de aprovação.

  1. Analisando e Respondendo a uma Solicitação Selecione o tipo de agendamento que deseja verificar (ex: "Salão de Festa", "Entrada de Mudança").

No calendário, procure pelas faixas laranjas, que indicam reservas pendentes.

Clique diretamente sobre a faixa laranja para abrir os detalhes da reserva.

Você verá informações como o nome do solicitante, o bloco e a unidade, a data e a observação que o morador incluiu. É importante ler essa observação, pois pode conter a lista de convidados ou detalhes do evento.

Em seguida, você terá as opções de "Aprovar" ou "Reprovar" o agendamento.

Clique na opção desejada e depois em "Salvar".

O morador que fez o agendamento receberá uma notificação por e-mail informando se a reserva foi aprovada ou reprovada.

GERENCIANDO AS RESERVAS

O síndico ou gestor pode gerenciar as reservas do salão de festas e mudanças através do Portal do Síndico. A plataforma oferece recursos para visualizar, editar e cancelar reservas, além de controlar o acesso ao salão e monitorar o cumprimento das regras.

VISUALIZAÇÃO

O síndico pode visualizar todas as reservas do salão de festas, incluindo datas, horários, nomes dos moradores e motivos dos eventos.

EDIÇÃO

O síndico pode editar as reservas, caso necessário, alterando datas, horários ou outras informações relevantes.

CANCELAMENTO

O síndico pode cancelar as reservas, se necessário, por motivos como falta de pagamento, descumprimento das regras ou outras situações justificáveis.

Este guia irá mostrar como filtrar e gerar relatórios detalhados sobre os agendamentos de áreas comuns do seu condomínio na versão web.

  1. Acessando a Ferramenta de Relatórios Na sua conta web, vá até a seção de "Relatórios".

Em seguida, clique em "Agendamentos".

  1. Filtrando o Relatório Selecione a Área Comum: Utilize o filtro para escolher a área desejada (ex: salão de festa, piscina, quiosque). Caso existam várias, todas estarão disponíveis na lista.

Defina o Período: Use o filtro de data para selecionar a data de início e de fim. Você pode escolher datas passadas ou futuras para ver agendamentos já realizados ou os que estão por vir.

Observações: Marque a opção "Exibir observação" para incluir no relatório as notas que os moradores adicionaram ao fazer a reserva (ex: "festa de criança", "lista de convidados").

Clique em "Pesquisar" para visualizar os agendamentos.

  1. Gerando o Relatório em PDF Após a pesquisa, o sistema exibirá os agendamentos correspondentes.

Para gerar o relatório, clique em "Gerar relatório".

Um arquivo em PDF será baixado, contendo os seguintes dados de cada agendamento:

Data do agendamento

Data de utilização

Horário de início

Valor

Observações inseridas pelo cliente

Esta funcionalidade oferece uma visão completa e organizada dos agendamentos, facilitando o gerenciamento das áreas comuns.

CANCELAMENTO DA RESERVA

O morador pode cancelar a reserva do salão de festas através do aplicativo Vigivel Portaria. A plataforma permite o cancelamento online, com instruções claras e fáceis de seguir, alguns condôminos irão estabelecer regras para o cancelamento, bem como tempo mínimo para realização de tal procedimento, exemplo, 48hs de antecedência a reserva feita, para saber a situação do seu condominio procure o sindico(a);

Como Cancelar a Reserva
  1. Acesse App Vigivel Portaria e entre na sua conta.
  1. Encontre a sua reserva do salão de festas e clique na opção "Cancelar Reserva".
  1. Siga as instruções na tela para finalizar o cancelamento.

Este guia rápido explica como cancelar um agendamento que você fez para uma área comum, como o salão de festas.

Passos para o Cancelamento

  1. Abra o aplicativo e acesse o ícone de "Agendamentos".
  1. Selecione a área comum que você agendou.
  1. No calendário, procure o dia marcado com o ícone colorido que indica seu agendamento (geralmente um círculo verde).
  1. Clique sobre o evento e, em seguida, deslize-o para o lado.
  1. Você verá as opções de "Remover" e "Editar".
  1. Clique em "Remover".
  1. Uma mensagem de confirmação aparecerá. Confirme o cancelamento.

O agendamento será removido, e você receberá uma notificação por e-mail informando sobre o cancelamento. Ao voltar para o calendário, o ícone do agendamento não estará mais lá.